Due Diligence, Vertragsverhandlung, Signing & Closing

1 Due Diligence: Was auf dich als Verkäufer zukommt

Wenn der LOI unterschrieben ist, beginnt die Due Diligence (DD): die Sorgfaltsprüfung deines Unternehmens durch den Käufer. Der Käufer und seine Berater durchleuchten dein Unternehmen, bevor der Kaufvertrag verhandelt wird. Deine Rolle als Verkäufer: Unterlagen bereitstellen, Fragen beantworten und den Prozess aktiv unterstützen.

Die drei Kernbereiche: bei jeder Transaktion

Unabhängig von der Dealgröße prüft der Käufer mindestens diese drei Bereiche:

• Financial DD: Jahresabschlüsse, BWAs, EBITDA-Normalisierung, Working Capital, offene Forderungen und Verbindlichkeiten, stimmen deine Zahlen?

• Tax DD: Steuerbescheide, laufende oder ausstehende Betriebsprüfungen, Umsatzsteuer-Risiken: gibt es steuerliche Altlasten?

• Legal DD: Gesellschaftsvertrag, Handelsregister, wesentliche Verträge (Kunden, Lieferanten, Miete), Arbeitsverträge, Rechtsstreitigkeiten: gibt es rechtliche Fallstricke?

Kleine vs. große Transaktionen

Bei kleinen Deals (unter ca. 2 Mio. €) ist die DD fokussierter, der Käufer sucht vor allem nach Deal Breakern in den drei Kernbereichen. Bei größeren Transaktionen kommen weitere Prüfbereiche hinzu: Commercial DD (Markt, Kunden), Operational DD, IT/Tech DD, ESG oder HR DD.

2 Vorbereitung: Datenraum und Unterlagen

Eine gut vorbereitete Due Diligence beschleunigt den Prozess und signalisiert dem Käufer Professionalität. Je strukturierter du vorarbeitest, desto weniger Rückfragen und desto schneller der Abschluss.

Was du bereitstellen musst

• Jahresabschlüsse (mind. 3 Jahre): Idealerweise vom Steuerberater aufbereitet, mit GuV, Bilanz und Anhang

• Aktuelle BWA und Summen- und Saldenliste (SuSa): Die BWA zeigt den laufenden Zwischenstand, die SuSa alle Buchhaltungskonten im Detail. Ohne sie muss der Käufer raten, ob das aktuelle Jahr noch zu den Jahresabschlüssen passt

• Herleitung deines bereinigten Ergebnisses: Der Käufer bewertet nicht dein ausgewiesenes Ergebnis, sondern ein um Einmaleffekte und nicht betriebsnotwendige Posten bereinigtes EBITDA. Liefere diese Bereinigung selbst mit und belege sie: einmalige Erträge und Aufwendungen, private Anteile, und vor allem dein eigenes Geschäftsführergehalt, das auf ein marktübliches Niveau für einen angestellten Nachfolger normalisiert wird. Wer das vorbereitet, verhandelt über die eigene Rechnung statt über die des Käufers

• Steuerbescheide und Betriebsprüfungen: Die letzten Bescheide, Berichte abgeschlossener Prüfungen und, falls vorhanden, der Stand einer laufenden oder angekündigten Prüfung. Eine offene Betriebsprüfung verschweigen funktioniert nicht: Sie fällt in der Tax DD auf

• Wesentliche Verträge: Kunden-, Lieferanten-, Miet- und Leasingverträge. Neben der Zurverfügungstellung der Verträge kann die Erstellung einer Übersichtstabelle mit Vertragspartner, Abschlussdatum, Leistung und Gegenleistung, Laufzeit und Kündigungsfrist hilfreich sein. Prüfe dabei jeden Vertrag auf Change-of-Control-Klauseln, also Kündigungsrechte bei Eigentümerwechsel

• Verträge mit nahestehenden Personen: Bei inhabergeführten Unternehmen einer der wichtigsten Prüfpunkte überhaupt. Gemeint sind Vereinbarungen, die von dem abweichen, was du mit einem fremden Dritten geschlossen hättest: Ehepartner oder Kinder auf der Lohnliste, Miete für eine Immobilie aus deinem Privatbesitz, private Fahrzeuge über die Firma. Steuerlich ist das eine verdeckte Gewinnausschüttung und kann zu Nachzahlungen führen. Kläre mit deinem Steuerberater vorab, ob solche Fälle vorliegen, und stelle sie offen dar

• Bank- und Finanzierungsverträge: Darlehensverträge samt Sicherheiten, also Bürgschaften, Grundschulden und Sicherungsübereignungen. Bei kleineren Unternehmen bürgt der Inhaber häufig persönlich mit. Kläre früh, welche Sicherheiten mit dem Verkauf abgelöst werden und wann du persönlich aus der Haftung kommst

• Personal: Verträge, Übersicht mit Position, Gehälter, Betriebszugehörigkeit, Kündigungsfristen, besondere Vereinbarungen

• Gesellschaftsrechtliche Unterlagen: Gesellschaftsvertrag, Handelsregisterauszug, Gesellschafterbeschlüsse und die Urkunden früherer Anteilsübertragungen (Chain of Title)

• Genehmigungen, Konzessionen und Lizenzen: Alle behördlichen Erlaubnisse, die dein Betrieb braucht. Wichtig und oft übersehen: Manche Erlaubnisse hängen an deiner Person oder Qualifikation und nicht am Unternehmen, etwa der Eintrag in der Handwerksrolle, eine Gaststättenerlaubnis oder eine Erlaubnis nach § 34c GewO. Solche Genehmigungen gehen nicht automatisch auf den Käufer über. Kläre das früh, sonst steht der Deal an einem Punkt, den keine Vertragsklausel löst

• Geistiges Eigentum (IP): Marken, Domains, Patente und Software-Lizenzen. Sie müssen dem Unternehmen gehören, nicht dir privat oder einem Dritten (siehe Abschnitt 3)

• Versicherungsübersicht: Bestehende Policen (Betriebshaftpflicht, Gebäudeversicherung etc.) mit Deckungssummen

Je nach Branche kommt ein weiterer Prüfbereich hinzu: Wer einen Produktionsstandort oder eine eigene Betriebsimmobilie hat, muss mit Fragen zu Altlasten, Bodenverunreinigung und Entsorgung rechnen (Environmental Due Diligence). Wenn dein Geschäftsmodell im Kern auf Software oder einer Plattform beruht, prüft der Käufer zusätzlich die IT.

Richte einen digitalen Datenraum ein: ein sicherer Cloud-Ordner (z.B. über deinen Berater) mit klarer Ordnerstruktur. Bei Direktverkäufen ohne Berater reicht ein gut strukturierter, passwortgeschützter Cloud-Ordner. Die Ordnerstruktur sollte den DD-Bereichen folgen: Finanzen, Steuern, Verträge, Mitarbeiter, Gesellschaftsrecht.

Während der Prüfung: Fragen beantworten

Mit dem Bereitstellen der Unterlagen ist deine Arbeit nicht getan. Der eigentliche Aufwand entsteht danach, wenn die Berater des Käufers Rückfragen stellen, und wie du damit umgehst, prägt das Bild, das der Käufer von dir bekommt.

• Bündle die Kommunikation: Lege fest, wer die Fragen annimmt, an dich, den Steuerberater oder den Anwalt weiterleitet und den Stand nachhält. Bei kleinen Deals bist das in der Regel du selbst. Führe dazu eine einfache Liste: Frage, zuständig, beantwortet am, wo die Antwort liegt. Sonst beantwortest du dieselbe Frage dreimal und weißt am Ende nicht, was noch offen ist

• Antworte zügig und vollständig: Lange Reaktionszeiten liest der Käufer als Desinteresse oder als Zeichen, dass du etwas zurückhältst. Eine kurze Nachricht, dass du zwei Tage brauchst, ist besser als Schweigen

• Sag es selbst, wenn du ein Problem kennst: Bekannte Schwachstellen bringst du besser aktiv ein, statt zu hoffen, dass sie nicht auffallen. Findet der Käufer sie selbst, verlierst du zusätzlich die Glaubwürdigkeit für alles andere, was du gesagt hast

• Bleibe beim laufenden Geschäft: Eine Prüfung bindet dich über Wochen. Sinken in dieser Zeit deine Zahlen, weil du nur noch am Verkauf arbeitest, verhandelt der Käufer am Ende über schlechtere Zahlen als die, für die er den Preis geboten hat

3 Red Flags vermeiden

Käufer und ihre Berater suchen gezielt nach Warnzeichen. Als Verkäufer solltest du wissen, welche Findings dein Deal gefährden können, und sie im Vorfeld beseitigen oder transparent machen.

Finanzielle Red Flags

• Inkonsistente Zahlen: GuV, Bilanz und Steuererklärungen passen nicht zusammen: das signalisiert mangelnde Sorgfalt oder Schlimmeres

• Unerklärte Schwankungen: Plötzliche Umsatzsprünge oder Margeneinbrüche ohne nachvollziehbare Begründung

• Nicht deklarierte Verbindlichkeiten: Darlehen, Bürgschaften oder Pensionszusagen, die nicht in der Bilanz stehen

• Geschönter EBITDA: Kosten in andere Perioden verschoben oder Umsätze vorgezogen: das fällt bei der Normalisierung auf

Rechtliche Red Flags

• Laufende Rechtsstreitigkeiten: Besonders bei hohen Streitwerten oder Schadensersatzforderungen

• Change-of-Control-Klauseln: Wichtige Kunden- oder Mietverträge, die bei Eigentümerwechsel gekündigt werden können

• Fehlende Genehmigungen oder Lizenzen: Das Unternehmen betreibt etwas ohne erforderliche behördliche Erlaubnis

• Unklare Eigentümerstruktur (Chain of Title): Der Käufer muss zweifelsfrei nachvollziehen können, wem die Anteile gehören. Wurden in der Vergangenheit Anteile übertragen, können Formfehler (z. B. fehlende notarielle Beurkundung) dazu führen, dass diese Übertragungen rechtlich unwirksam sind: ein Deal-Blocker. Prüfe daher vorab, ob alle Gesellschaftsverträge, Abtretungen und Handelsregistereinträge lückenlos und formgerecht vorliegen.

• Ungeklärte IP-Rechte: Marken, Domains, Patente oder Software-Lizenzen müssen eindeutig dem Unternehmen gehören, nicht dir privat oder einem Dritten. Prüfe, ob Marken beim DPMA eingetragen sind, Domains auf das Unternehmen registriert sind und keine Lizenzverträge auslaufen. Assets, die noch auf dich privat oder einen Dritten laufen (z. B. die Domain oder eine Marke), solltest du vor der Transaktion auf das Unternehmen übertragen: das vereinfacht den Deal und vermeidet Diskussionen im Kaufvertrag.

Steuerliche Red Flags

• Offene Betriebsprüfung: Das Finanzamt prüft noch und könnte Nachzahlungen fordern

• Verdeckte Gewinnausschüttungen: Private Ausgaben über das Unternehmen laufen lassen, die steuerlich nicht korrekt behandelt wurden

• Steuernachzahlungen im Raum: Hinweise auf Steuerschulden, die den Deal belasten könnten

4 Vertragsverhandlung: Die wichtigsten Klauseln

Nach der Due Diligence wird der Kaufvertrag (Share Purchase Agreement / Asset Purchase Agreement) verhandelt. Als Verkäufer solltest du die wichtigsten Klauseln kennen: sie bestimmen dein Risiko auch nach dem Verkauf.

Garantien und Gewährleistungen (Representations & Warranties)

Du als Verkäufer gibst im Kaufvertrag Garantieerklärungen über den Zustand deines Unternehmens ab: z.B. dass die Jahresabschlüsse korrekt sind, keine versteckten Schulden existieren und alle wesentlichen Verträge offengelegt wurden. Für diese Garantien haftest du.

Wichtige Begrenzungen, die du verhandeln solltest:

• Haftungsobergrenze (Cap): Maximaler Betrag, den du bei Garantieverletzungen zahlen musst. Typisch sind 20-50% des Kaufpreises. Verhandle einen möglichst niedrigen Cap.

• Haftungsuntergrenze (Basket/De-minimis): Kleine Schäden werden nicht geltend gemacht: erst ab einem Mindestbetrag (z.B. 1% des Kaufpreises). Je höher, desto besser für dich.

• Verjährungsfristen: Typisch 12-24 Monate nach dem Closing: danach kann der Käufer keine Garantieansprüche mehr geltend machen. Verhandle möglichst kurze Fristen.

Freistellungen (Indemnities)

Für bekannte Risiken aus der Due Diligence werden spezifische Freistellungsklauseln vereinbart. Beispiel: Wenn eine offene Betriebsprüfung läuft, stellst du den Käufer von möglichen Steuernachzahlungen frei. Freistellungen sind im Gegensatz zu Garantien betragsmäßig oft nicht gedeckelt, daher genau prüfen.

Material Adverse Change (MAC-Klausel)

Die MAC-Klausel regelt, was passiert, wenn sich zwischen Signing und Closing etwas Wesentliches an deinem Unternehmen ändert (z.B. Verlust eines Großkunden, Umsatzeinbruch > 20%). Der Käufer kann dann vom Vertrag zurücktreten oder eine Kaufpreisanpassung verlangen. Als Verkäufer solltest du auf eine möglichst enge Definition drängen, was als „wesentlich" gilt.

Wettbewerbsverbot (Non-Compete)

Du verpflichtest dich, nach dem Verkauf kein konkurrierendes Unternehmen zu gründen oder für einen Wettbewerber zu arbeiten.

• Übliche Dauer: 1-2 Jahre nach dem Closing

• Räumliche Begrenzung: Regional oder national: muss angemessen und bestimmt sein (sonst unwirksam)

• Sachliche Begrenzung: Nur auf die Branche des verkauften Unternehmens beschränkt

5 Signing & Closing

Wenn der Kaufvertrag verhandelt und finalisiert ist, folgen die beiden letzten Schritte: Signing (Vertragsunterschrift) und Closing (tatsächlicher Vollzug der Transaktion).

Notarielle Beurkundung

• Share Deal (GmbH-Anteilskauf): Notarielle Beurkundung ist gesetzlich vorgeschrieben (§ 15 GmbHG). Ohne Notar ist der Kauf unwirksam. Der Notar verliest den gesamten Vertrag und beide Seiten unterschreiben.

• Asset Deal (Kauf einzelner Vermögenswerte): Notarielle Beurkundung ist nicht zwingend erforderlich. Es sei denn, Immobilien oder GmbH-Anteile sind Teil der Vermögenswerte.

Closing Conditions (Vollzugsvoraussetzungen)

Wenn Signing und Closing nicht zusammenfallen, müssen vor dem Closing bestimmte Bedingungen (Conditions Precedent) erfüllt sein:

• Finanzierungsbestätigung des Käufers: Sie wird oft als Vollzugsbedingung aufgenommen, gehört aber eigentlich früher: Die feste Zusage der Bank sollte vorliegen, bevor ihr zum Notar geht. Denn ohne Finanzierung wird ohnehin nicht gezahlt, und als Bedingung im Vertrag ist sie vor allem ein Ausstiegsrecht für den Käufer. Wünschenswert ist deshalb, die Finanzierung vor dem Signing nachweisen zu lassen: In der Praxis liegt beim Signing aber ab und zu nur eine Finanzierungsabsicht vor, und das Risiko trägst du

• Keine wesentliche Verschlechterung (MAC): Dein Unternehmen darf sich zwischen Signing und Closing nicht wesentlich verschlechtert haben

• Zustimmung Dritter: Ggf. Vermieter, wichtige Kunden oder Lieferanten (bei Change-of-Control-Klauseln)

• Ordnungsgemäße Geschäftsführung: Du hast das Unternehmen im normalen Geschäftsbetrieb weitergeführt

Was passiert am Closing-Tag?

Am Closing-Tag wird die Transaktion vollzogen. Der typische Ablauf:

• Vertragsunterschrift: Notartermin beim Share Deal, einfache Unterschrift beim Asset Deal (sofern Signing und Closing zusammenfallen)

• Kaufpreiszahlung: Der Kaufpreis wird in aller Regel direkt an dich überwiesen. Ein Treuhandkonto (Escrow) kommt, wenn überhaupt, nur für einen kleineren Sicherheitseinbehalt ins Spiel, der dort für eine vereinbarte Zeit liegt und erst danach freigegeben wird. Bei kleinen Transaktionen wird ein Einbehalt meist gar nicht treuhänderisch verwahrt, sondern einfach später fällig gestellt

• Übergabe der Geschäftsunterlagen: Buchhaltung, Verträge, Kundenlisten, Mitarbeiterakten, digital wie auf Papier (Ordner, Vertragsoriginale, Genehmigungen)

• Übergabe-Protokoll: Dokumentiert den Zustand des Unternehmens bei Übergabe, von beiden Seiten unterschrieben

• Zugänge und Vollmachten übertragen: IT-Systeme, Bankkonten, Geschäftsräume, Schlüssel

Asset Deal: Betriebsübergang nach § 613a BGB

Verkaufst du einzelne Vermögenswerte statt der Gesellschaftsanteile (Asset Deal), gehen die Arbeitsverhältnisse kraft Gesetzes auf den Käufer über. Verkäufer und Käufer müssen die betroffenen Mitarbeiter dafür vor dem Übergang in Textform unterrichten: über Zeitpunkt und Grund des Übergangs, die rechtlichen und wirtschaftlichen Folgen und geplante Maßnahmen. Erst mit dieser Unterrichtung beginnt die Widerspruchsfrist von einem Monat. Ist sie unvollständig oder unterbleibt sie, läuft die Frist nicht an, und ein Mitarbeiter kann dem Übergang noch Monate später widersprechen: Dann bleibt sein Arbeitsverhältnis bei dir. Plane die Unterrichtung deshalb gemeinsam mit dem Käufer und lass den Text anwaltlich prüfen. Beim Share Deal stellt sich die Frage nicht: Arbeitgeber bleibt die Gesellschaft, die Mitarbeiter bekommen nur einen neuen Gesellschafter.

Kommunikation nach dem Closing

Plane frühzeitig, wer wann vom Verkauf erfährt: Mitarbeiter, Kunden und Partner sollten nicht aus dritter Hand davon hören. Stimme dich mit dem Käufer auf einen gemeinsamen Kommunikationsplan ab. Wie du die Übergabe und Kommunikation im Detail gestaltest, erfährst du im nächsten Modul.