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Wenn es konkret wird

Die Einführung der Cloud in einem Unternehmen ist simpel, erfordert dennoch eine sorgfältige Planung: Damit das enorme Potenzial des Accounts zum Tragen kommt, sollten alle Werkzeuge genutzt und die Mitarbeiter vorbereitet werden.

Von der Theorie zur Praxis: Sie kennen die Basis von Clouds, ihre Stärken im Vergleich zu klassischer IT sowie ihre Einsatzmöglichkeiten. Nach dem Was, dem Warum und dem Wo ist es nun Zeit, dem Wie, sprich dem konkreten Arbeiten mit der Cloud, Aufmerksamkeit zu zollen. Wer das sagt? Zwei Praktiker, die hier die ersten Schritte und die wichtigsten Tricks bei der Einführung exemplarisch an Google for Work und Microsoft Office 365 vorstellen.

Anmeldung bei Google oder Microsoft

Dabei kommt es vor allem auf das richtige Set-up an, damit der Account mit der Firma wachsen kann. Wer bei Vorbereitung und Einführung sorgfältig vorgeht, kann bald den eigenen Server abstellen, IT-Kosten sparen und seine Nerven im Arbeitsalltag schonen.

Egal ob Microsoft oder Google, gearbeitet werden sollte stets unter der Firmendomain, unter der auch Mails verschickt werden. Google legt alle Accounts ausgehend von der sogenannten Primär-Domain (die Anmelde-Domain) an. Weitere Domains lassen sich später hinzufügen, die primäre bleibt dabei immer bestehen. Wer sich angemeldet hat (siehe Links und QR-Codes auf Seite 65), kann die Testphase direkt starten. Die Mails werden erst dann umgestellt, wenn der Test abgeschlossen ist.

Apps einrichten

Nach der Registrierung landen Sie bei beiden Services im Admin-Center. Es gibt hilfreiche Videos, die das Verständnis der Details erleichtern. Zentral ist jedoch die Erkenntnis, dass Google und Microsoft Cloud-Tools für Unternehmen konzipiert haben, die erst im Zusammenspiel ihre ganze Kraft entfalten: dann, wenn Apps wie Mail, Kalender, Drive/OneDrive (Server), Sites/Sharepoint (Wiki) oder Skype for Business/Hangouts (Group-Chat und Video-Conferencing) gemeinsam eingesetzt werden. Nehmen Sie sich die Zeit, alle Apps einmal in Ruhe anzuschauen und die Nutzung für das eigene Unternehmen in Erwägung zu ziehen. Wer sich am Anfang nur auf eine oder wenige dieser Funktionen beschränkt, nimmt dem Account Potenzial. Anstatt „Ein Problem, ein Tool“-Lösungen zu schaffen, lohnt es sich, die breiten Möglichkeiten aller Apps einer Plattform auch dem Team zu vermitteln.

Ein Pilot-Team zusammenstellen

Die besten Erfahrungen mit Umstellungen haben wir in jenen Unternehmen gemacht, in denen ein Pilot-Team die Funktionen unter Alltagsbedingungen getestet hat, bevor es zu einem Roll-out im gesamten Unternehmen kam. Ein solches Team sollte aus etwa zehn Mitarbeitern unterschiedlicher Bereiche bestehen. Sie sollten neben dem Test auch darüber diskutieren, wie die neuen Arbeitsweisen, welche die Apps mit sich bringen, an die Kollegen vermittelt werden können. Denn ein Cloud-Account ist weitaus mehr als nur ein schnelleres Outlook oder ein billiger Server. Im Gegenteil: Alle modernen Cloud-Lösungen sind mächtige Tools mit dem Potenzial, die Arbeit im Unternehmen komplett zu verändern.

Mails und Daten migrieren

Ein kritischer Moment ist die Migration der Daten und Mails. Schließlich kann auf die Mail-Kommunikation zumeist nur sehr kurze Zeit verzichtet werden. Die Mails müssen auf den neuen Cloud-Account umgestellt werden, um wieder unter der eigenen Domain erreichbar zu sein. Das ist sehr einfach und erfolgt wie die Domain-Bestätigung beim Hoster, beispielsweise bei united-domains. Für die Migration der alten Mails gibt es Tools von Google und Microsoft. Für diesen Vorgang sollte genügend Zeit zur Vorbereitung eingeplant werden, damit er sorgfältig durchgeführt werden kann. Das Gleiche gilt für die Server- Daten und -Dateien, die in die Cloud überführt werden. Hier muss das Pilot-Team bereits vorher geprüft haben, wie sich die Freigabeeinstellungen (Sharing- Permissions) im Alltag einsetzen lassen. Daten über die Cloud zu teilen ist sehr viel effizienter und schneller als über einen klassischen Server: Eine umfassende Suche, die Verfügbarkeit oder die gemeinsame Arbeit an einer Datei sind nur einige Vorteile. Die Datenbearbeitung in der Cloud unterscheidet sich allerdings sehr von der auf dem Server, da im Browser und mit ungewohnten Formaten gearbeitet wird. Die Testphase vor dem „Umzug“ ist also unverzichtbar.

Schulung für die Anwender

Sind die Daten einmal vorhanden und weiß das Pilot- Team, wie es die Cloud im Unternehmen integrieren will, kann mit dem Training begonnen werden. Manch Mitarbeiter wird sich fragen, warum er für einen neuen Mail-Account trainieren sollen. Die Antwort ist einfach. Es handelt sich um einen sehr mächtigen Mail- und Collaboration-Account mit vielen Möglichkeiten, deren gesamtes Potenzial es auszuschöpfen gilt. Die neuen Arbeitsweisen bringen großen Mehrwert und lassen sich am besten in einstündigen Schulungspaketen an vier bis fünf Kollegen en bloc vermitteln.

Open Table statt Closed Door

Ganz gleich, wie gut ein neues Tool eingeführt wurde – bei irgendwem läuft es nicht, oder jemand hat nur Ärger mit den neuen Prozessen. Das ist normal, denn für die meisten Anwender ist die Umstellung das Problem und nicht das Tool selbst. Unser Rat: Die Mitglieder des Pilot-Teams und die Trainer sind auch nach den Schulungen in regelmäßigen Abständen für Rückfragen erreichbar, etwa in Fragestunden, bei einem Open Table oder in lockerer Runde gegen Feierabend. Es lohnt sich, die Kollegen mit ins Boot zu nehmen und für Akzeptanz für die neuen Arbeitsweisen zu werben. Das gilt in jedem Fall, egal wie grandios das Tool ist – denn wenn es nicht angewendet wird, ist es wertlos.

Hilfe, so viele Möglichkeiten

Die Möglichkeiten der Tools sind endlos. Lassen Sie sich nicht überfordern, sondern holen Sie sich die Unterstützung von Experten.

Die Autoren:

Christoph Magnussen
Managing Director Blackboat Internet

Peter Schröder
Geschäftsführer Elanity Network Partner

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