Das Portal für Unternehmer, Gründer und Investoren
 

Wenn es konkret wird

Die Einführung der Cloud in einem Unternehmen ist simpel, erfordert dennoch eine sorgfältige Planung: Damit das enorme Potenzial des Accounts zum Tragen kommt, sollten alle Werkzeuge genutzt und die Mitarbeiter vorbereitet werden.

Von der Theorie zur Praxis: Sie kennen die Basis von Clouds, ihre Stärken im Vergleich zu klassischer IT sowie ihre Einsatzmöglichkeiten. Nach dem Was, dem Warum und dem Wo ist es nun Zeit, dem Wie, sprich dem konkreten Arbeiten mit der Cloud, Aufmerksamkeit zu zollen. Wer das sagt? Zwei Praktiker, die hier die ersten Schritte und die wichtigsten Tricks bei der Einführung exemplarisch an Google for Work und Microsoft Office 365 vorstellen.

Anmeldung bei Google oder Microsoft

Dabei kommt es vor allem auf das richtige Set-up an, damit der Account mit der Firma wachsen kann. Wer bei Vorbereitung und Einführung sorgfältig vorgeht, kann bald den eigenen Server abstellen, IT-Kosten sparen und seine Nerven im Arbeitsalltag schonen.

Egal ob Microsoft oder Google, gearbeitet werden sollte stets unter der Firmendomain, unter der auch Mails verschickt werden. Google legt alle Accounts ausgehend von der sogenannten Primär-Domain (die Anmelde-Domain) an. Weitere Domains lassen sich später hinzufügen, die primäre bleibt dabei immer bestehen. Wer sich angemeldet hat (siehe Links und QR-Codes auf Seite 65), kann die Testphase direkt starten. Die Mails werden erst dann umgestellt, wenn der Test abgeschlossen ist.

Apps einrichten

Nach der Registrierung landen Sie bei beiden Services im Admin-Center. Es gibt hilfreiche Videos, die das Verständnis der Details erleichtern. Zentral ist jedoch die Erkenntnis, dass Google und Microsoft Cloud-Tools für Unternehmen konzipiert haben, die erst im Zusammenspiel ihre ganze Kraft entfalten: dann, wenn Apps wie Mail, Kalender, Drive/OneDrive (Server), Sites/Sharepoint (Wiki) oder Skype for Business/Hangouts (Group-Chat und Video-Conferencing) gemeinsam eingesetzt werden. Nehmen Sie sich die Zeit, alle Apps einmal in Ruhe anzuschauen und die Nutzung für das eigene Unternehmen in Erwägung zu ziehen. Wer sich am Anfang nur auf eine oder wenige dieser Funktionen beschränkt, nimmt dem Account Potenzial. Anstatt „Ein Problem, ein Tool“-Lösungen zu schaffen, lohnt es sich, die breiten Möglichkeiten aller Apps einer Plattform auch dem Team zu vermitteln.

Ein Pilot-Team zusammenstellen

Die besten Erfahrungen mit Umstellungen haben wir in jenen Unternehmen gemacht, in denen ein Pilot-Team die Funktionen unter Alltagsbedingungen getestet hat, bevor es zu einem Roll-out im gesamten Unternehmen kam. Ein solches Team sollte aus etwa zehn Mitarbeitern unterschiedlicher Bereiche bestehen. Sie sollten neben dem Test auch darüber diskutieren, wie die neuen Arbeitsweisen, welche die Apps mit sich bringen, an die Kollegen vermittelt werden können. Denn ein Cloud-Account ist weitaus mehr als nur ein schnelleres Outlook oder ein billiger Server. Im Gegenteil: Alle modernen Cloud-Lösungen sind mächtige Tools mit dem Potenzial, die Arbeit im Unternehmen komplett zu verändern.

Mails und Daten migrieren

Ein kritischer Moment ist die Migration der Daten und Mails. Schließlich kann auf die Mail-Kommunikation zumeist nur sehr kurze Zeit verzichtet werden. Die Mails müssen auf den neuen Cloud-Account umgestellt werden, um wieder unter der eigenen Domain erreichbar zu sein. Das ist sehr einfach und erfolgt wie die Domain-Bestätigung beim Hoster, beispielsweise bei united-domains. Für die Migration der alten Mails gibt es Tools von Google und Microsoft. Für diesen Vorgang sollte genügend Zeit zur Vorbereitung eingeplant werden, damit er sorgfältig durchgeführt werden kann. Das Gleiche gilt für die Server- Daten und -Dateien, die in die Cloud überführt werden. Hier muss das Pilot-Team bereits vorher geprüft haben, wie sich die Freigabeeinstellungen (Sharing- Permissions) im Alltag einsetzen lassen. Daten über die Cloud zu teilen ist sehr viel effizienter und schneller als über einen klassischen Server: Eine umfassende Suche, die Verfügbarkeit oder die gemeinsame Arbeit an einer Datei sind nur einige Vorteile. Die Datenbearbeitung in der Cloud unterscheidet sich allerdings sehr von der auf dem Server, da im Browser und mit ungewohnten Formaten gearbeitet wird. Die Testphase vor dem „Umzug“ ist also unverzichtbar.

Schulung für die Anwender

Sind die Daten einmal vorhanden und weiß das Pilot- Team, wie es die Cloud im Unternehmen integrieren will, kann mit dem Training begonnen werden. Manch Mitarbeiter wird sich fragen, warum er für einen neuen Mail-Account trainieren sollen. Die Antwort ist einfach. Es handelt sich um einen sehr mächtigen Mail- und Collaboration-Account mit vielen Möglichkeiten, deren gesamtes Potenzial es auszuschöpfen gilt. Die neuen Arbeitsweisen bringen großen Mehrwert und lassen sich am besten in einstündigen Schulungspaketen an vier bis fünf Kollegen en bloc vermitteln.

Open Table statt Closed Door

Ganz gleich, wie gut ein neues Tool eingeführt wurde – bei irgendwem läuft es nicht, oder jemand hat nur Ärger mit den neuen Prozessen. Das ist normal, denn für die meisten Anwender ist die Umstellung das Problem und nicht das Tool selbst. Unser Rat: Die Mitglieder des Pilot-Teams und die Trainer sind auch nach den Schulungen in regelmäßigen Abständen für Rückfragen erreichbar, etwa in Fragestunden, bei einem Open Table oder in lockerer Runde gegen Feierabend. Es lohnt sich, die Kollegen mit ins Boot zu nehmen und für Akzeptanz für die neuen Arbeitsweisen zu werben. Das gilt in jedem Fall, egal wie grandios das Tool ist – denn wenn es nicht angewendet wird, ist es wertlos.

Hilfe, so viele Möglichkeiten

Die Möglichkeiten der Tools sind endlos. Lassen Sie sich nicht überfordern, sondern holen Sie sich die Unterstützung von Experten.

Die Autoren:

Christoph Magnussen
Managing Director Blackboat Internet

Peter Schröder
Geschäftsführer Elanity Network Partner

Das interessiert andere Leser

  • Bessere Entscheidungen

    Über 600 Millionen Euro an ausgezahlten Krediten – auxmoney ist ein führender Kreditmarktplatz in Kontinentaleuropa. CEO Raffael Johnen über die Digitalisierung des Kreditmarkts.

  • Smarter leben

    Neue Technologien machen die eigenen vier Wände intelligent. Arne Sextro, Smart-Home-Experte bei EWE, über Chancen und Möglichkeiten ferngesteuerter Haustechnik.

  • Seit 2012 Blockchain-User

    Estland ist digital ganz vorn dabei. Riina Leminsky, Leiterin der Wirtschaftsförderung Estlands in Deutschland, über erste Anwendungen der Technologie.

  • Falsche Vorstellung

    Die Berater von Project Partners sind Spezialisten für die Umsetzung der Blockchain. Wie sich ein Unternehmen der Technologie öffnen kann, erfahren Sie im Interview.

  • Familienunternehmen erwärmen sich für einen Einstieg von Private-Equity

    Beteiligungsgesellschaften waren lange ein rotes Tuch für deutsche Familienunternehmen. Nun findet ein Umdenken statt – auch getrieben durch fehlende Optionen.

  • So läuft eine Due Diligence ab

    Steuernachforderungen, hohe Abfindungssumme, verzwickte Kundenbeziehungen: Risiken bei einem Unternehmenskauf gibt es viele. Eine Due Diligence ist deshalb zwingend erforderlich.

  • Beiräte in Franchisesystemen

    Wie wird ein Beirat organisiert? Was sind die Aufgaben und die Arbeitsweise? Und welche positiven und negativen Aspekte gibt es? Erfahren Sie mehr über Beiräte in Franchisesystemen.

  • Starke Motivation

    Das Nahziel von Bobfahrer Thorsten Margis und Rennrodler Julian von Schleinitz (Foto) ist die erfolgreiche Teilnahme bei Olympia 2018. Ihre Fernziele: Mastertitel und Promotion an der Hochschule.

  • Erfolgsrezept: Loslassen lernen

    Ein pragmatischer Ansatz zur Umsetzung eines Nachfolgeprojektes bei einem Mittelstandsunternehmen in der metallverarbeitenden Industrie.

  • Unternehmensbewertung: Das müssen Sie beachten!

    Unternehmen zu bewerten ist alles andere als trivial. Es kommen verschiedene Methoden infrage. Wie sich ein Preis für ein Unternehmen ermitteln lässt, zeigt unsere Übersicht.

  • 20 Tipps für die Selbstständigkeit

    Befreit von Hierarchien Ideen umzusetzen, ohne sich absprechen zu müssen – das sind nur einige der Vorteile. Doch viele unterschätzen den Aufwand und die neue Verantwortung.

  • Deutsche Unternehmen zögerlich beim Kauf von Startups

    Um im Wettbewerb zu bestehen, brauchen Unternehmen Innovationen. Startups zu übernehmen, ist aber nicht an der Tagesordnung.

  • Das sind die wichtigsten Kommunikationsregeln bei einer M&A Transaktion

    Wenn eine Firma die andere kauft, dann kann viel schiefgehen. Eine laienhafte Kommunikation ist eine große Gefahr für eine M&A Transaktion.

  • Wie läuft die Systemintegration ab?

    Eine Hauptleistungspflicht des Franchisegebers ist es, den Franchisenehmer in das Franchisesystem zu integrieren. Erfahren Sie mehr über den Ablauf und die Inhalte der Systemintegration.

  • Stressfrei studieren

    Studieren gleicht einem Fulltime-Job. Klausuren, Hausarbeiten und knappe Deadlines treiben den Adrenalinspiegel deutlich in die Höhe. Was dagegen hilft.

  • Betriebsrente im Aufwind

    Wie innovative Konzepte die Attraktivität der betrieblichen Altersvorsorge steigern.

  • CEO-Interview: Dynamischer Prozess

    Künstliche Intelligenz avanciert zum Treiber des digitalen Wandels. Im DUB UNTERNEHMER-Magazin geben CEOs und führende Manager exklusive Einblicke in die Transformationsprozesse ihrer Unternehmen.

  • Jung, begabt, sucht ...

    ... findet und kauft Firma: Ein neues Modell aus den USA bringt Käufer und Verkäufer elegant zusammen.

  • So sieht eine ideale Digital Due Diligence aus

    Ob ein Unternehmen fit für die digitale Zukunft ist, lässt sich mit der Digital Due Diligence überprüfen. Ein Teil davon ist die IT Due Diligence.

  • Welches Konzept passt zu mir?

    Ein Franchisesystem, das universeller Erfolgsgarant für jedermann ist, gibt es nicht. Das Konzept sollte Ihnen ein solides Einkommen bieten - da ist sorgfältiges Selektieren angesagt.

  • Judoka ist „Sport-Stipendiat des Jahres 2017“

    Theresa Stoll, EM-Zweite und Medizin-Studentin, ist „Sport-Stipendiat des Jahrs 2017“– eine Auszeichnung von Deutscher Bank und Deutscher Sporthilfe.

  • Leasing: Tipps für Gewerbetreibende

    Bei Firmenwagen ist Leasing weit verbreitet. Worauf Unternehmer im Kleingedruckten achten müssen und welche Alternativen es gibt.

  • Konfliktsituationen in Franchise-Partnerschaften

    Wie das Risiko von Konflikten in Franchise-Partnerschaften reduziert werden kann, lesen Sie hier.

  • „Zuschüsse nutzen“

    Nicht nur Käufer von Unternehmen haben Anrecht auf finanzielle Unterstützung, es gibt sie auch für Verkäufer.

  • Prinzip einfach

    Um zu unternehmerischem Wachstum zu gelangen, müssen Unternehmer eine passende Vorgehensweise entwickeln. Überzeugend sind Strategien, die sich in wenigen Worten zusammenfassen lassen.

  • Die Rolle der D&O-Versicherung für Unternehmensnachfolger

    Haben Sie als Unternehmensnachfolger schon geprüft, ob das begehrte oder bereits gekaufte Unternehmen über eine D&O-Versicherung verfügt?

  • Franchisegründungen haben Vorteile bei der Finanzierung

    Eine Gemeinsamkeit haben Franchise- und Individualgründungen auf jeden Fall – das Vorhaben muss solide und langfristig finanziert sein. Welche Vorteile Franchisegründungen haben, lesen Sie hier.

  • Digitalisierung der Integration von neuen Franchise-Partnern in das Franchise-System

    Erfolgreiches Franchising braucht einen Mix aus Online- und Offline-Medien. Lesen Sie hier, wie sich solch ein Mix zusammensetzen könnte.

  • Exklusivinterview: Grundeinkommen? Nein.

    Die Bundeskanzlerin stand der Redaktion Rede und Antwort zu Fragen der Zukunft.

  • Smarter Partner

    Autonome Autos, digitale Assistenten, Roboterchirurgen - Künstliche Intelligenz (KI) wird im Geschäfts- und Berufsleben immer spürbarer. Was KI heute schon kann und zukünftig verändert.

DUB-Unternehmensbörse

Bei der Deutschen Unternehmerbörse können Sie Verkaufsangebote und Kaufgesuche inserieren.
Jetzt nach Verkaufsangeboten für Unternehmen suchen!
Suchen
Jetzt Newsletter bestellen
DUB-Themennewsletter
monatlich & gratis
Was Unternehmer wissen müssen
DUB-Börsennewsletter
wöchentlich & gratis
Die neusten Angebote und Gesuche auf einen Blick