Wie läuft die Franchise Systemintegration ab?

Eine Hauptleistungspflicht des Franchisegebers ist es, den Franchisenehmer in das Franchisesystem zu integrieren. Das Know-how, als Wesensmerkmal eines Franchisesystems, muss auf den jeweiligen Franchisenehmer transferiert werden.

Hinter dem Oberbegriff der Systemeingliederung verbergen sich zahlreiche Einzelpflichten. Sämtliche Aktivitäten haben das gemeinsame Ziel, vorhandenes und dokumentiertes Know-how auf den Franchisenehmer zu übertragen. Und es ist völlig logisch, dass ein Franchisenehmer das Know-how, die Produkte und Dienstleistungen und seine Betriebsorganisation bereits am ersten Tag seiner Tätigkeit kennt und verstanden hat. Es ist die Grundlage für seine Geschäftstätigkeit, aber auch für den Marktauftritt des Franchisesystems insgesamt. Genau genommen beginnt die Systemintegration schon viel früher.

Ablauf der Systemintegration

Vor der rechtsverbindlichen Unterzeichnung des Franchisevertrages ist es in vielen Fällen sinnvoll oder sogar notwendig, dass Franchisegeber und Franchisenehmer eine schriftliche Reservierungsvereinbarung treffen. Damit bekommen die allgemeinen Verhandlungen den Status der individuellen Vertragsvorbereitung. Mit der Reservierungsvereinbarung erklären beide Parteien den Willen zum Abschluss des Franchisevertrages, bekommen aber Zeit den Systembeitritt vorzubereiten und Detailfragen zu klären. Der Franchisegeber prüft individuell das vom Franchisenehmer gewünschte Vertragsgebiet oder den Standort unter wirtschaftlichen und logistischen Gesichtspunkten und bewertet die Erkenntnisse vor dem Hintergrund seiner Erfahrungen aus bereits tätigen Franchisebetrieben. Oft müssen vor Anmietung der Betriebsräume verschiedene Details mit dem Vermieter oder den örtlichen Behörden geklärt werden. Genau genommen ist dafür zwar der Franchisenehmer selbst verantwortlich - eine gelebte partnerschaftliche Zusammenarbeit beginnt für viele Franchisegeber aber bereits in dieser Phase. Zudem müssen Einarbeitung und Schulung des neuen Franchisenehmers terminiert und organisatorisch vorbereitet und Angebote von Handwerkern eingeholt werden.

Von ganz entscheidender Bedeutung ist zudem die Frage der Finanzierung. Wenn es dem Franchisenehmer in angemessener Zeit nicht gelingt, seine Gründung tragfähig zu finanzieren, hat sich die Entscheidung zum Systembeitritt erledigt. Für den Franchisegeber bedeutet dies, einen neuen Interessenten für das geplante Vertragsgebiet zu finden. Daher unterstützt der Franchisegeber die Finanzierungsaufgabe, in dem er alle relevanten Planungsdaten zur Verfügung stellt. Diese Daten sind als „Rohmaterial“ für einen externen Berater gedacht, den der Franchisenehmer mit der Erstellung des Businessplans und der Beschaffung der Finanzierung beauftragen sollte. Reservierungsvereinbarungen sind stets befristet, der Franchisegeber verpflichtet sich beispielsweise für drei Monate, das reservierte Vertragsgebiet freizuhalten und dort auch keinen eigenen Standort zu eröffnen. In der Regel stellt der Franchisegeber für die Reservierung und die damit verbundenen Vorleistungen eine Gebühr in Rechnung, die bei Abschluss des Franchisevertrages jedoch verrechnet wird.

Inhalte der Systemintegration

Wenn der Franchisevertrag abgeschlossen und die gesetzliche Widerrufsfrist verstrichen ist, stehen der Know-how Transfer und die Schaffung der organisatorischen Voraussetzungen für die Nutzung des Franchisekonzepts im Vordergrund. Im Systemhandbuch ist das wesentliche Know-how des Franchisesystems dokumentiert, erprobte Arbeitsprozesse konkretisieren die dem Franchisekonzept zugrunde liegenden Anwendungspflichten des Franchisenehmers. Das Systemhandbuch enthält auch verbindliche Systemvorgaben, zu deren Einhaltung der Franchisenehmer im Interesse eines einheitlichen Marktauftritts und eines einheitlich hohen Qualitätsstandard verpflichtet ist. Ausgehend vom Systemhandbuch wird das Know-how auch in Schulungen und Trainingsmaßnahmen vermittelt. Insbesondere die Einführungsschulungen sollen es dem Franchisenehmer ermöglichen, die Methoden und Arbeitsabläufe des Franchisekonzepts auf kaufmännischem, administrativem und technischem Gebiet zu erlernen. Wenn der Franchisegeber über ein zertifiziertes Qualitätsmanagement verfügt, wird der Franchisenehmer durch eine sogenannte Matrixzertifizierung in dieses QM-System eingebunden. Der Nachweis zertifizierter Qualität ist bei Dienstleistungen und im Handwerk inzwischen erforderlich, um an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen zu können. Zur Systemintegration gehört auch, dass der Franchisenehmer für seine Buchhaltung einen Kontenplan einrichtet, der den Richtlinien des Franchisegebers entspricht. Das ist notwendig, um an den internen Betriebsvergleichen teilzunehmen, die wichtig für die Steuerung des Franchisenehmerbetriebs sind. Mit der Unterstützung vor Ort bei der Betriebseröffnung, der Unterstützung bei den ersten Vertriebsaktionen und ähnlichen Hilfestellungen ist das Ziel der Systemintegration erreicht. Der Franchisenehmer wird von seinen Kunden vom ersten Tag an als professionell und verlässlich wahrgenommen.