Teure Entscheidung: Lohnt sich eine Agentur oder ein Berater bei der Mitarbeitergewinnung?

239 Tage im Metallbau, 262 bei SHK-Gewerken, 293 Tage bei den Bodenlegern. So lange dauert es im Durchschnitt, bis Stellen besetzt werden (Quelle: Statista). Prüfen Sie doch einmal für Ihren Betrieb, wie es aktuell bei Ihnen aussieht!

Auf der anderen Seite locken Agenturen und Berater:innen mit dem Versprechen, innerhalb von 30 – 90 Tagen Mitarbeiter zu finden. Lohnt sich das denn, wenn die Dienstleistung zuzüglich des Werbebudgets leicht einen höheren 4-stelligen bis 5-stelligen Betrag bedeuten kann? Um diese Frage soll es in diesem Beitrag gehen.

Was ist ein Mitarbeiter wert?

Mitarbeiter:innen sind das Lebenselexir für Ihren Betrieb, das ist klar. Vor einigen Jahren hat einmal eine Unternehmensinhaberin zu mir gesagt: „Meine Mitarbeiter zu sehen und mit ihnen zu arbeiten, motiviert mich täglich aufzustehen und in den Betrieb zu fahren.“ Dieses Zitat zeigt, dass das persönliche soziale Gefüge an sich schon einen enormen Wert hat.

Auch ist der Unternehmenszweck normalerweise darauf gerichtet, einen möglichst hohen Kundennutzen zu stiften. Und lange Wartezeiten wären das Gegenteil von hohem Kundennutzen. Insofern erfüllt jeder Betrieb seine Aufgabe am besten, wenn hinreichend Mitarbeiter vorhanden sind und die Kunden nicht darauf warten müssen, dass Ihre Heizung repariert, Wand gestrichen oder Krankenhauswäsche gewaschen werden kann.

Aber lassen Sie uns für diesen Beitrag einmal nüchtern mit Zahlen schauen, wie wertvoll jeder zusätzliche Mitarbeiter:innen für Ihren Betrieb ist. Ist Ihnen bewusst, wie viel Umsatz und Deckungsbeitrag Ihnen verloren geht, wenn Sie eine Stelle nicht schnell genug besetzen?

Damit Sie das für Ihren Betrieb genauer ausrechnen können, habe ich einen Online-Rechner für Sie programmiert, den Sie kostenfrei nutzen können. Unter rebrand.ly/online-rechner können Sie mit Ihren konkreten Zahlen rechnen.

Ein Rechenbeispiel:

Nehmen wir an, Sie haben einen Betrieb mit folgenden Eckdaten:

• Bei Kunden rechnen Sie pro Stunde des Gesellen 65 Euro ab
• Die Zahl der Anwesenheitstage nach Abzug von Urlaub im Betrieb beträgt 215 Tage, der Anteil der produktiven Arbeitszeit an einer 40 Stunden-Woche liegt bei 90%.
• Sie zahlen je Mitarbeiter:in 21 Euro brutto pro Stunde. Außerdem: Pro Monat fallen (ohne Sozialversicherungen) noch für Werkzeuge, Arbeitskleidung usw. pro zusätzlicher Einstellung 750 Euro zusätzlich an Kosten an.
• Gehen wir weiter davon aus, dass Sie bei Ihren Aufträgen auch beim Material etwas verdienen. Am Umsatz macht das Material 30 % aus und Ihre Marge beim Material kalkulieren Sie mit 15 %.
• Ihre Mitarbeiter:innen bleiben normalerweise 10 Jahre in Ihrem Betrieb und Sie planen in den nächsten 5 Jahren 5 Einstellungen.

Den Kosten von 63.226 Euro pro Mitarbeiter (inkl. Sozialversicherung, Lohnfortzahlung und 13. Monatsgehalt) stehen 100.620 Euro Umsatz aus Lohnleistung und 6.448 Euro Marge aus Materialverkauf gegenüber. Das bedeutet, dass jede:r Mitarbeiter:in im obigen Beispiel pro Jahr 43.862 Euro an Deckungsbeitrag erwirtschaftet.

Was ist eine Unterstützung beim Recruiting wert?

Kommen wir mal zu dem Mehrwert, den eine Unterstützung bietet. Viele Coaches würden jetzt einfach die 43.862 € mit der Anzahl der Mitarbeiter und der Anzahl der Jahre, die ein Mitarbeiter bleibt, multiplizieren. Da kommen schöne Summen zustande, allerdings stimmen sie nur dann, Betriebe es gar nicht schaffen würden, ihre Stellen zu besetzen.

Deshalb wäre mein Ansatz, zu schauen, welcher Deckungsbeitrag verloren geht, wenn z.B. 239 Tage anstatt nur 42 Tage (6 Wochen) bzw. 56 Tage ( 8 Wochen) benötigt würden, um die Stelle zu besetzen. Wenn ein System geschaffen wird , so wie ich es mit meinen Kunden mache, das immer wieder verwendet werden kann, dann kann man diesen Betrag mit der Anzahl der geplanten Einstellungen multiplizieren.

Bei einer angenommenen Einstellung innerhalb von 42 Tagen im Vergleich zu 239 Tagen läge der Mehrwert der Unterstützung im obigen Beispiel der Mehrwert für 5 Einstellungen bei 118.367 Euro. Oder umgekehrt formuliert: Das würde ein Betrieb verlieren, wenn er auf die Unterstützung verzichtet. Werden 8 Wochen bis zur Einstellung benötigt, liegt der Mehrwert noch bei 109.955 Euro.

Was ist konkret zu tun?

Es gibt drei Fälle:

Fall 1: Mitarbeiter lohnen sich und Ihre Einstellungzeit ist so kurz, dass kaum ein Mehrwert durch eine weitere Verkürzung entsteht. Dann haben Sie offensichtlich viel richtig gemacht und eine hohe Anziehungskraft für Mitarbeiter:innen. Sie benötigen keine Agentur.

Fall 2: Mitarbeiter lohnen sich, aber Ihre Einstellungszeit ist so lang, dass ein deutlicher Mehrwert durch die Verkürzung der Einstellungszeit geschaffen wird. Suchen Sie sich Unterstützung. Es kommt Sie möglicherweie sonst teuerer, diese nicht zu nutzen.

Fall 3: Mitarbeiter erwirtschaften keinen nennenswerten Deckungsbeitrag. Lassen Sie sich einmal beraten, wie Sie Ihre Kostenstrukturen, Ihre Preisbildung, Ihr Geschäftsmodell möglicherweise verbessern können.