Virtuelle Datenräume optimieren die ESG Due Diligence

Die ESG-Faktoren Umweltschutz, soziales Engagement und verantwortungsvolle Unternehmensführung (Englisch: Environmental, Social and Governance) sind zu einem unverzichtbaren Bestandteil von Due-Diligence-Prüfungen geworden; insbesondere im Kontext von Unternehmensübernahmen und Investitionsentscheidungen. Wie nachhaltig ein Betrieb wirtschaftet und wie stark er seine soziale Verantwortung wahrnimmt, sind zusätzliche Indikatoren für die Bestimmung des Unternehmenswerts. Umfragen zeigen, dass über die Hälfte der Führungskräfte einen Unternehmenskauf schon einmal wegen Bedenken hinsichtlich der ESG-Compliance abgebrochen hat.

Daher ist es für Firmen essenziell, ihre ESG-Maßnahmen umfassend zu dokumentieren und diese Unterlagen Kaufinteressenten oder potenziellen Kapitalgebern bereitzustellen. Virtuelle Datenräume (Virtual Data Rooms, VDRs) erweisen sich hierbei als sehr effizient. Insbesondere dann, wenn ein VDR die typische ESG-Struktur bereits vorgibt.

Einfacheres Handling durch vordefinierte Struktur

Führende Anbieter wie netfiles unterstützen Unternehmen beim Bereitstellen der ESG-Unterlagen durch vordefinierte Strukturen im virtuellen Datenraum. So sind im Index des VDR die gebräuchlichsten Kategorien bereits angelegt. Im Bereich Environment sind beispielsweise Ordner für Klimawandel-Resilienz, Umweltmanagementsysteme oder für Emissionen vorhanden. Social umfasst unter anderem Verzeichnisse für die Themen Menschenrechte, Diversität, Produktsicherheit und Arbeitsschutz. Und für Governance stehen im VDR schon Ordner für Board-Struktur und Vorstandsvergütung, Accounting- und Reporting-Standards oder für das Risikomanagement bereit. 

Dies erleichtert es Unternehmen, alle relevanten Unterlagen übersichtlich abzulegen und stellt sicher, dass kein Kriterium vergessen wird. Bei der Auswahl eines Datenraumanbieters sollten Firmen jedoch darauf achten, dass sich die vorgegebene Struktur bei Bedarf an ihre eigenen Anforderungen anpassen lässt.

Maximale Sicherheit bis auf Dokumentenebene

Bei einer Due Diligence werden oft hunderte oder gar tausende von Dokumenten mit Kaufinteressenten und Beratern ausgetauscht. Dabei handelt es sich in der Regel um Vertrauliches wie Verträge, Finanz- und ESG-Daten oder personenbezogene Informationen. Cloudspeicher-Lösungen wie Microsoft OneDrive oder Google Drive eignen sich hierfür kaum, da sie nicht denselben hohen Sicherheitsstandard wie ein virtueller Datenraum bieten. 

Ein VDR erlaubt ausschließlich autorisierten Nutzern den Datenzugriff. Granulare Zugriffsrechte bis auf Dokumentenebene regeln, wer welche Informationen sehen, herunterladen oder drucken darf. Zusätzlich lassen sich besonders vertrauliche Dateien mit Wasserzeichen markieren oder einzelne Stellen schwärzen. Modernste Sicherheitsmaßnahmen und Verschlüsselungstechnologien sowie das Hosting in hochsicheren Rechenzentren schützen zudem vor unbefugtem Zugriff und Datenverlust. 

Benutzerfreundlich für gute Zusammenarbeit

Ein virtueller Datenraum sollte so anwenderfreundlich sein, dass alle Beteiligten intuitiv damit arbeiten können – ohne vorab umfangreiche Schulungen absolvieren zu müssen. Für eine nahtlose Kommunikation ohne Medienbrüche sorgen beispielsweise die Kommentar- und die Q&A-Funktion (Questions & Answers), mit deren Hilfe sich Fragen zu bestimmten Dokumenten direkt im VDR stellen und beantworten lassen. Gerade wenn viele unterschiedliche Parteien am Prozess beteiligt sind, erweisen sich diese Funktionen als sehr hilfreich. Ebenso wie automatische Benachrichtigungen im Falle neuer oder veränderter Dateien im Datenraum. Datenschutzkonforme Videokonferenzen direkt aus dem virtuellen Datenraum heraus können die Abstimmungsprozesse zudem beschleunigen.

Ein weiteres Plus: Auf den zentralen und sicheren virtuellen Datenraum können alle autorisierten User jederzeit zugreifen – unabhängig von Standort und Tageszeit.

ESG wird künftig eine noch größere Rolle spielen

Die Praxis zeigt, dass Unternehmen mit hohen ESG-Standards besser auf zukünftige Herausforderungen vorbereitet sind und Risiken effektiver managen. Das spiegelt sich auch in der Zinspolitik am Kapitalmarkt wider und zahlt sich durch bessere Konditionen bei der Fremdkapitalbeschaffung aus. 

Im Rahmen der Europäischen Lieferkettenrichtlinie (Corporate Sustainability Due Diligence Directive, CSDDD) sind Unternehmen ohnehin gefordert, ESG-Aspekte wie Menschenrechtsverletzungen und Umweltrisiken entlang der gesamten Wertschöpfungs- und globalen Lieferkette zu identifizieren und adressieren. Dies beinhaltet das Erkennen potenzieller Risiken sowie die Einleitung geeigneter Maßnahmen zur Risikominderung.

Due-Diligence-Prüfungen im Rahmen von Mergers & Acquisitions oder für die Kapitalbeschaffung werden damit noch komplexer. Ein virtueller Datenraum ist daher ein unverzichtbares Werkzeug zur transparenten und sicheren Bereitstellung von Daten und kann dazu beitragen, den Prüfungsprozess zu beschleunigen.

Über den Autor:

Thomas Krempl ist Geschäftsführer und Unternehmensgründer der netfiles GmbH. Seine ersten Unternehmensgründungen erfolgten bereits in den Anfangsjahren des Internets. 2001 gründete er mit netfiles einen der ersten Anbieter von virtuellen Datenräumen für die effiziente Durchführung von Due Diligence und den sicheren standortübergreifenden Datenaustausch.