Unternehmensnachfolge: Es geht auch ohne Berater?!

Eine Übergabe kann alles kosten – oder alles möglich machen

Eine falsche Entscheidung im Übergabeprozess und Jahrzehnte unternehmerischer Arbeit stehen auf dem Spiel. Nachfolge ist kein juristischer Akt. Sie ist ein tiefgreifender Wandel – strukturell, menschlich, strategisch.

Laut einer KfW-Studie aus dem Jahr 2023 suchen in Deutschland jährlich rund 100.000 mittelständische Unternehmen eine Nachfolge. Und gemäß DIHK-Nachfolgereport 2024 bleibt dabei fast jeder zweite Betrieb ohne geregelte Übergabe. Häufig, weil schlichtweg Transparenz fehlt: Wer macht was, wie und warum eigentlich genau?

Ob familieninterne Übergabe oder MBO/MBI: Klarheit ist der entscheidende Faktor für ein Gelingen von Nachfolgeprozessen. Und genau hier liegt das Problem.

Die Blackbox im Maschinenraum

In vielen Unternehmen fehlen belastbare Daten – Abläufe sind nicht dokumentiert, Verantwortlichkeiten unklar, kurzum Realität und Organigramm klaffen auseinander. Gerade in der Due Diligence Phase kostet dies wertvolle Zeit – und am Ende: Geld.

Laut einer PwC-Studie (2022) verfügen über 60 % der Unternehmen nicht über vollständige, entscheidungsrelevante Prozessinformationen. Das verlangsamt Transformationen und Übergaben, verunsichert Investoren und führt zu unnötig hohen Berateraufwänden.

Denn, was viele Nachfolger aus leidlicher Erfahrung wissen: oft beginnt die eigentliche Arbeit erst nach der Vertragsunterschrift oder Übergabe. Und zwar, wenn sie plötzlich merken, dass sie nicht nur Strukturen, sondern auch implizites Wissen übernehmen sollen, das allerdings nie dokumentiert wurde.

Mehr Klarheit – ohne Berater

Was wäre nun, wenn sich Unternehmen dies alles selbst erschließen könnten – ganz ohne teure externe Hilfe, Interview- und Dokumentationsmarathons oder Excel-Schlachten?

Genau dafür entstehen vermehrt Tool wie z.B. process bee: eine SaaS-Lösung, mit der Mitarbeitende ihre Arbeitsschritte im Handumdrehen selbst erfassen – einfach, in ihrer Alltagssprache. Eine KI überträgt diese Informationen in Echtzeit und vollautomatisch in einheitliche Prozessmodelle. Ohne Schulung. Ohne IT-Projekt. Ohne Umwege.

So entsteht in wenigen Tagen ein digitaler Zwilling der Organisation – und das ist nicht nur für die Nachfolge, sondern für jedes Transformationsvorhaben Gold wert. Ein digitaler Zwilling, der skalierbar ist, kontinuierlich gepflegt werden kann und jederzeit auf Knopfdruck zur Aussage und Analyse der Betriebsleistung und -klarheit bereitsteht.

Warum das Nachfolgen einfacher macht

Vorbei mit den üblichen Fragen: Wer übernimmt eigentlich den Vertriebsprozess, wenn der Senior geht? Wie laufen Onboardings, wenn das Wissen nur im Kopf liegt? Welche Prozesse sind eigentlich kritisch? Wer ist über- wer ist “unterlastet”? Wo liegen Lücken, Systemineffizienzen oder Doppelstrukturen?

Das IfM Bonn (2023) zeigt: Der größte Engpass in der Nachfolge ist fehlende Kenntnis über die operative Übernahmefähigkeit. Intelligente Tools wie process bee schließen diese Lücke – visuell, intuitiv, nachvollziehbar. Und vor allem: von unten nach oben, ganz ohne vorherige Daten- oder Systemprämissen.

Gerade für familieninterne Nachfolgen bietet eine so gewonnene Klarheit auch einen psychologischen Mehrwert: Sie reduziert Unruhe und Konfliktpotenziale, weil Entscheidungen faktenbasiert getroffen werden können – und nicht aus dem Bauch heraus oder auf Zuruf.

Aus über zehn Jahren Begleitung von Nachfolge- und Transformationsprojekten in Mittelstand und Konzern kann ich persönlich zusammenfassen: Abläufe, Verantwortlichkeiten und kritische Positionen sichtbar zu machen ist der Gamechanger. Es geht dabei nicht um Kontrolle – es geht schlicht um Anschlussfähigkeit, Vertrauen und eine nachhaltige Zukunft.

Förderprogramme nutzen – Digitalisierung finanzieren

Und was das Thema besonders spannend macht: digitale Tools wie process bee lassen sich fördern – gerade im Rahmen von Übergaben. Das BMWK-Programm „Digital Jetzt“ etwa unterstützt Investitionen in digitale Technologien mit bis zu 70.000 € Zuschuss. Länderprogramme wie MID-Digitalisierung (NRW) oder go-digital ergänzen das Angebot – häufig ohne Eigenanteil für kleine Unternehmen.

Nachfolger mit begrenztem Startbudget können so ohne Risiko den Grundstein für Klarheit legen – gefördert, skalierbar, zukunftssicher.

Wichtig ist dabei zu wissen: Die Förderanträge müssen oft vor Projektbeginn gestellt werden. Wer also frühzeitig plant, profitiert nicht nur von einer besseren finanziellen Basis – sondern auch von einem strukturierten Zeitplan in der Übergabe.

Ein Zahlenbeispiel: Beratung vs. Selbsthilfe

Veranschaulichen wir das Thema noch einmal mit einem Rechenbeispiel: Ein Unternehmen mit 250-500 Mitarbeitenden zahlt für eine extern unterstützte Prozessaufnahme schnell über 100.000 € – während das Ergebnis meist eine punktuelle Momentaufnahme bleibt – ohne nachhaltige Wirkung.

Mit digitalen Tools liegen die Kosten im Gegensatz dazu bei einem Bruchteil – und zwar bereits inklusive Lizenz und interner Umsetzung. Die Tools sparen also nicht nur Kosten, sondern senken auch die Projektkomplexität und lassen Wissen im Unternehmen zirkulieren.

Im Endeffekt heißt das: 70 % weniger Ausgaben, 100 % mehr Transparenz – bei gleichzeitig höherem Tempo im Transformations- oder Übergabeprozess.

Und, ein Hinweis auf einen oft unterschätzen Effekt dabei sei noch erlaubt: Wer Prozesse gemeinsam mit den eigenen Mitarbeitenden erfasst, stärkt deren Einbindung und Identifikation mit dem Unternehmen – gerade in der Übergangsphase ein absolut erfolgsentscheidender Kultur-Faktor.

Versteckte Verluste: Wenn fehlende Klarheit den Verkauf drückt

Fassen wir zusammen: Viele Unternehmer verkennen, wie stark fehlende Transparenz den Unternehmenswert bei externen Nachfolgen mindern kann. Dabei zeigen diverse Studien: Bereits der Eindruck unstrukturierter Organisation kann den Verkaufspreis um bis zu 15–30 % senken – allein durch wachsende Unsicherheit auf der Käuferseite (vgl. PwC M&A Integration Survey 2021).

Ein Beispiel: Ein Unternehmen mit einem geschätzten Marktwert von 5 Millionen Euro verliert im Verkaufsprozess schnell über 1 Million Euro, wenn operative Risiken nicht quantifizierbar sind. Häufig führen unklare Verantwortlichkeiten, veraltete Prozessdokumentation oder mangelnde Nachvollziehbarkeit dazu, dass Kaufinteressenten entweder abspringen oder ihren Preis deutlich nach unten korrigieren.

Wer hingegen mit validen Daten, strukturierten Abläufen und einem dokumentierten Betriebsmodell in den Verkaufsprozess geht, schafft Verhandlungssicherheit – und steigert die Attraktivität seines Unternehmens als Investment.

Fazit: Klarheit ist die neue Währung der Nachfolge

Nachfolge gelingt also viel besser, wenn Klarheit herrscht. Wer mit den richtigen Werkzeugen arbeitet, gewinnt nicht nur Vertrauen – sondern auch Geschwindigkeit, Sicherheit und am Ende: Wert.

Tools wie process bee ersetzen bewusst keine Menschen. Aber sie schaffen die vereinfachte Grundlage für Entscheidungen, die richtungsweisend sind. Und für Übergaben, die wirklich gelingen.

Wer selbst prüfen will, wie klar strukturiert und „transformation-ready“ die eigene Organisation wirklich ist, kann process bee übrigens jederzeit im Rahmen eines digitalen Nachfolge-Checks testen.

Quellen & Studien

- KfW Nachfolge-Monitor 2023
- DIHK Report Unternehmensnachfolge 2024
- PwC Digital Operations Study 2022
- IfM Bonn Nachfolge-Monitor 2023
- BMWK: Digital Jetzt – Investitionsförderung für KMU (2024)