Automatisierung hilft
Datensicherheit durch automatisiertes Dokumentenmanagement
Mitarbeiter Sensibilisieren – das ist für Dietmar Nick, Geschäftsführer KYOCERA Document Solutions, essenziell. Die Firma unterstützt Mittelständler beim Datenschutz.
Dietmar Nick: verantwortet seit 2016 den Aufbau des neuen Bereichs Dokumentenmanagement & Enterprise-Content-Management (Foto: PR)
Cyberrisiken sind allgegenwärtig, Datenschutz ist dank der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) in aller Munde. Ein digitales und automatisiertes Dokumentenmanagement hilft bei Letzterem. Allerdings nur wenn aufmerksame und geschulte Mitarbeiter die Technik unterstützen, sagt KYOCERA-Geschäftsführer Dietmar Nick.
DUB UNTERNEHMER-Magazin: Daten sind das Öl der digitalen Gesellschaft. Doch die zunehmende Vernetzung von Daten erhöht auch die Risiken. Was werden wir Ihrer Meinung nach hinsichtlich Datenmissbrauch und Hacker-Angriffe in diesem Jahr noch erleben?
Dietmar Nick: Die Cybersicherheitslage hat sich in den letzten Jahren nicht verbessert, sondern verschlechtert, denn die Beherrschung der eigenen „digitalen Welt“ wird immer schwieriger. Zum Sicherheitsproblem wird die Vielzahl von Schwachstellen in der eingesetzten Hardware und Software. Sie erlauben es Angreifern, ihren Weg in die Systemlandschaft der Unternehmen zu finden. Fortgeschrittene Angriffe nutzen typischerweise gleich mehrere Schwachstellen aus, um die Schadsoftware möglichst „tief“ und langfristig in einem System zu verankern. Solche Angriffe, im Allgemeinen als Advanced Persistent Threats bezeichnet, werden in den meisten Fällen erst nach Monaten entdeckt. In dieser Zeit können die Angreifer das System beobachten, manipulieren oder Daten auslesen.
Der Digitalverband Bitkom hat in einer aktuellen Studie ermittelt, dass digitales Dokumentenmanagement im deutschen Mittelstand noch nicht besonders verbreitet ist. Was hält Unternehmen Ihrer Meinung nach davon ab, hier zu investieren?
Nick: Die Studie zeigt, dass die Antwort auf diese Frage eng mit typischen Eigenschaften des Mittelstands verknüpft ist: Bodenständigkeit, Pragmatismus und eine durchaus kritische Sicht auf die wirtschaftliche Notwendigkeit von IT-Investitionen. In Sachen DMS, also digitaler Dokumenten-Management-Systeme und ECM, also Enterprise Content Management hat sich der Mittelstand in der Vergangenheit daher offenbar vielfach zurückhaltend gezeigt – die große Mehrheit des Mittelstands arbeitet im Büro noch weitgehend analog. Geschäftsführer und Entscheider in kleinen und mittleren Unternehmen müssen sich bewusst werden, dass die Bereitstellung einer digitalen Dokumentenverwaltung eine betriebswirtschaftliche Notwendigkeit ist. Um die Einführung von DMS-Lösungen im Mittelstand zu forcieren, sind schnelle Erfolge wichtig.
Wie helfen automatisierte Lösungen im Dokumentenmanagement bei der Datensicherheit?
Nick: Laut einer Studie der International Data Corporation erwarten 47 Prozent der befragten Fachabteilungen von ihrer Unternehmens-IT, die Sicherheit von sensiblen Informationen zu gewährleisten. Dokumentenmanagement kann ein wichtiger Hebel sein. Dokumente, sei es in Papier- oder elektronischer Form, sind für die betrieblichen Abläufe eines Unternehmens essentiell. Sie müssen immer zum richtigen Zeitpunkt, an der richtigen Stelle und im richtigen Format zur Verfügung stehen. Die Optimierung von dokumentenbasierten Prozessen wird deshalb für Unternehmen weiter an Relevanz gewinnen. Die langfristigen Ziele sind: einen möglichst hohen Automatisierungsgrad erreichen, organisatorische Abläufe verbessern und die Durchlaufzeiten verkürzen.
Teil 1: Datensicherheit durch automatisiertes Dokumentenmanagement
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