Der Notfallplan
Geschäftsführer stirbt, was nun?

Der Unternehmer hat im üblichen Geschäftsleben tagtäglich eine Vielzahl an Fragen zu klären. Die irdischsten aller Fragen bleiben dabei häufig auf der Strecke oder werden – es geht einem ja gut – auf die lange Bank geschoben. Was passiert eigentlich mit dem Unternehmen, wenn ich von heute auf morgen nicht mehr da bin? Folgende 4 Punkte gehören in jeden Notfallplan.
Was sollten Unternehmer für den Fall des unerwarteten Todes vorbereiten?
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1. Sind die Rahmenbedingungen definiert?

Idealerweise regelt der Unternehmer seine Nachfolge rechtzeitig zu Lebzeiten, sei es durch die Übertragung auf die nächste Generation oder an Dritte, oder durch letztwillige Verfügung. Dies geht bestenfalls einher mit einer hierauf abgestimmten Organisation des Unternehmens, insbesondere dem Aufbau einer zweiten Führungsebene bzw. dem Heranführen eines Nachfolgers. Zudem sind die rechtlichen und steuerlichen Rahmenbedingungen aufzusetzen, die zum Erfolg der Nachfolge beitragen bzw. diese überhaupt erst ermöglichen.

Unter anderem müssen die testamentarischen und gesellschaftsvertraglichen Regelungen sorgfältig so aufeinander abgestimmt werden, dass die beabsichtigte Erbfolge auch eintritt und nicht etwa der avisierte Nachfolger in die Unternehmensbeteiligung nach den gesellschaftsvertraglichen Regelungen aus der Gesellschaft ausscheiden muss.

Für die verbleibenden extern geplanten Unternehmensübergaben steht eine erschreckend geringe Anzahl von Übernahmekandidaten zur Auswahl. Diese hat sich mittlerweile auf unter 60.000 reduziert. Um diesem Missverhältnis entgegen zu wirken ist der methodische Ansatz der Personalberatung zur Identifikation, Qualifizierung und Gewinnung des geeigneten Nachfolgers gefragt. Dieser Herausforderung muss sich der Nachfolgeberater ebenso stellen, wie den geeigneten Neu-Unternehmer entlang des Nachfolgeprozesses zu begleiten.

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2. Wer übernimmt die Leitung?

Sowohl der plötzliche Tod des Unternehmers, als auch dessen z.B. durch einen Unfall oder eine schwere Krankheit bedingte vorübergehende Handlungsunfähigkeit stellen in der Praxis darüber hinaus stets Notfälle dar, die selbst bei sorgfältiger Vorbereitung der Rahmenbedingungen für eine spätere Nachfolge die betreffenden Unternehmen praktisch vor große Herausforderungen stellen. Dies gilt gleichermaßen für die Familie des Unternehmers, die sich der oft unvorhergesehenen Aufgabe stellen muss, zumindest vorübergehend die Leitung des Unternehmens zu übernehmen bzw. vorübergehend zu organisieren und zu kontrollieren.

Häufig sind hierfür nicht die gebotenen praktischen Vorkehrungen getroffen worden, was im Fall der Fälle zu vermeidbaren Schwierigkeiten führt. Durch eine entsprechende Planung und Vorbereitung in Form eines „Notfallplans“ sollte daher für das Unternehmen und die Familie des Unternehmers sichergestellt werden, dass auch im Fall des plötzlichen Todes oder einer (vorübergehenden) Handlungsunfähigkeit des Unternehmers das Unternehmen zügig und ohne zu große Reibungsverluste fortgeführt werden kann, sodass dessen Bestand und Erfolg am Markt gesichert sind.

2.1 Handlungsbefugnis und Bevollmächtigung

Der Unternehmer ist regelmäßig maßgeblich an der Geschäftsführung des Unternehmens beteiligt. Für die reibungslose Aufrechterhaltung der Geschäftsführung auch im Fall des plötzlichen Wegfalls des Unternehmers sollte stets festgehalten werden, wer über die eingetretene Handlungsunfähigkeit zu informieren ist. Darüber hinaus sollte – sofern nicht ohnehin bereits eine starke zweite Führungsebene etabliert ist - mindestens ein mit den Abläufen im Unternehmen vertrauter und das volle Vertrauen des Unternehmers genießender (mit entsprechender Vollmacht oder Prokura ausgestatteter) Vertreter vorgesehen werden, der vorübergehend die Geschäftsführung übernehmen kann.

Auch in Bezug auf die Gesellschafterrechte des Unternehmers ist dafür Sorge zu tragen, dass der Unternehmer im Falle der vorübergehenden Handlungsunfähigkeit oder des plötzlichen Versterbens vertrauensvoll vertreten wird. Insbesondere bei Mehrpersonen-Gesellschaften ist durch Prüfung im Einzelfall sicher zu stellen, dass die Vertretungsregelung gesellschaftsvertraglich zulässig ist.

Sinnvoll mag es zudem sein, einer Vertrauensperson eine darüberhinausgehende Vollmacht einzuräumen, gegebenenfalls sogar in Form einer umfassenden Generalvollmacht. In jedem Fall sollte die Betrauung eines Vertreters mit den vorstehenden Aufgaben stets im Vorfeld mit dem Vertreter sorgfältig abgestimmt werden.

Die Bevollmächtigung ist nicht zuletzt vor dem Hintergrund von Bedeutung, dass die Klärung der Erbenstellung oder im Falle der Verhinderung des Unternehmers eine etwaig erforderliche gerichtliche Betreuerbestellung wertvolle Zeit in Anspruch nimmt und über den Weg der Bevollmächtigung eines Vertreters Handlungsfähigkeit gewährleistet werden kann. In Bezug auf Bankkonten sollte mit der jeweiligen Bank geklärt werden, ob diese – wie häufig – die Ausfertigung auf einem eigenen Vollmachtsformular wünscht.

Die Vollmachten sollten zudem über den Tod des Unternehmers hinaus erteilt werden, um gerade für den Fall des plötzlichen Todes des Unternehmers jederzeit die Handlungsfähigkeit zu gewährleisten und insbesondere Verzögerungen im Zusammenhang mit der Erbenfeststellung bzw. Ausstellung eines Erbscheins zu vermeiden.

2.2. Daten und Unterlagen

Um dem Vertreter zu ermöglichen, das operative Geschäft des Unternehmens reibungslos fortzusetzen, müssen diesem Bank- und sonstige Vollmachten, Zugangsberechtigungen (z.B. Passwörter, PIN/TAN für Banken) und sonstige für die Führung des Unternehmens erforderliche Daten und Unterlagen zugänglich sein. Hierzu zählen etwa:

• eine Zusammenstellung der wichtigsten Ansprechpartner (i) im Unternehmen, (ii) bei Kunden und bei Lieferanten des Unternehmens sowie (iii) sonstigen Geschäftspartnern (z.B. Versicherungen, Banken)

• ein Organigramm des Unternehmens

• der Gesellschaftsvertrag in seiner aktuellen Fassung sowie ggf. bestehende Geschäftsordnungen

• Kontaktdaten von (weiteren) Gesellschaftern des Unternehmens

• Auflistung externer Berater des Unternehmens und deren Kontaktdaten wie etwa Steuerberater, Notare und Rechtsanwälte

• Zusammenstellung wichtiger Verträge (ggf. in Kopie), z.B. Versicherungen, Mietvertrag, Finanzierungen, Bankverbindungen

Zugleich ist zu bedenken, inwieweit darüber hinaus auch dem Ehegatten oder sonstigen Familienmitgliedern entsprechende Informationen zur Verfügung gestellt sein sollen, zumindest um die gebotene Einsicht und Kontrolle in die vor-genannten Vorgänge zu ermöglichen.

3. Die passende „Notfallakte“ vorbereitet?

Damit der Notfallplan im Fall der Fälle auch umgesetzt werden kann, ist dieser vollständig zu dokumentieren und auf geeignete Weise bereitzuhalten. So ist etwa eine Vollmacht in einem Bankschließfach weitgehend nutzlos, wenn diese bereits erforderlich ist, um Zugang zu diesem Schließfach zu erhalten. Die verschiedenen Teile des Notfallplans müssen dabei jedoch nicht notwendigerweise an einem Ort verwahrt werden, auch wenn dies grundsätzlich der Klarheit dient und besonders dann sinnvoll ist, wenn eine einheitliche „Notfallakte“ für eine Person oder die Familie bestimmt ist.

So kann es zum Beispiel gewünscht sein, die den privaten Bereich betreffenden Dokumente nicht im Unternehmen aufzubewahren. Es sollte jedoch gewährleistet werden, dass die Personen, für die die jeweiligen Dokumente bestimmt sind, den erforderlichen Zugriff auf diese haben und auch wissen, wo die jeweiligen Informationen bereitgehalten werden.

4. Sind Leitlinien für die Künftige Führung formuliert?

In Fällen, in denen die Kinder des Unternehmers, die das Unternehmen einmal fortführen sollen, noch sehr jung sind, oder die Familie bislang wenig in die Führung des Unternehmens involviert ist, können schließlich in dem Notfallplan auch Leitlinien festgehalten werden, nach denen das Unternehmen zukünftig zu führen ist. Dies kann auch hilfreich für die Familienangehörigen des Unternehmers sein, die sich bei zukünftig zu treffenden Entscheidungen an dem Willen des Unternehmers ausrichten können. Es kann sich insoweit auch anbieten, nach einer voraussichtlich nur vorübergehenden Handlungsunfähigkeit und dem dauerhaften Wegfall bzw. Tod des Unternehmers zu differenzieren.

Fazit

Ein Notfallplan flankiert im Hinblick auf den Fall des plötzlichen Wegfalls des Unternehmers naturgemäß die organisatorischen, gesellschaftsvertraglichen sowie letztwilligen (z.B. testamentarischen) Nachfolgeregelungen. Er muss wie diese auch auf die Anforderungen des konkreten Unternehmens zugeschnitten sein, um seinen Zweck bestmöglich erfüllen zu können. Da sich die Anforderungen und Umstände diesbezüglich jedoch über die Jahre ändern können, sollte regelmäßig überprüft werden, ob der Notfallplan der Anpassung bedarf.

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Dr. Daniel Mundhenke,
Rechtsanwalt und Mediator,
BRL BOEGE ROHDE LUEBBEHUESEN

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