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Geschäftsreise mit Einsparpotenzial

Auf der Suche nach Einsparpotenzialen bei der Geschäftsreise schauen die meisten Unternehmen nur auf die direkten Preise für den Flug oder die Übernachtung. Dabei können durch automatisierte Prozesse vor allem versteckte Kosten reduziert werden.

Das Kölner Unternehmen HRS hat dies bereits vor Jahren erkannt und ist heute weit mehr als ein klassisches Hotelportal. Was 1972 mit der Idee begann, Hotelzimmer an Geschäftsreisende zu vermitteln, entwickelte sich rasant weiter. Heute bietet HRS unter der Marke HRS Global Hotel Solutions spezielle Services entlang der Buchungsstrecke von Unternehmen an. Globale Konzerne wie Google, Siemens, China Mobile, Hitachi, World Bank oder Alibaba nutzen die Lösungen im professionellen Geschäftsreisemanagement. So erzielen sie signifikante Einsparungen bei Hotelraten sowie bei Prozesskosten.

Denn schon beim Einkauf von Hotelübernachtungen, also der Ratenverhandlung mit Hotels, können Unternehmen sowohl direkte als auch indirekte Kosten sparen. Auf Basis detaillierter Analysen und Vergleiche mit umfangreichen Benchmark-Daten lassen sich über ein elektronisches Ausschreibungsverfahren Hoteleinkauf und Hotelprogramm optimieren sowie Prozess- und Reisekosten reduzieren. Allein im Jahr 2015 verhandelte HRS für seine Geschäftskunden knapp 10 Millionen Übernachtungen in 50.000 Hotels weltweit. Fest verhandelte Firmenraten und tagesaktuelle Angebote ohne vertragliche Bindung können die Reisenden des Unternehmens dann etwa über ein firmeneigenes Buchungstool buchen, welches auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst ist. Dort können Kontakt- und Rechnungsinformationen sowie Firmenstandorte hinterlegt werden, wodurch der Reisende schon bei der Suche nach dem richtigen Hotel Zeit und damit Kosten für das Unternehmen spart. Doch auch über alternative, reiserichtlinienkonforme Wege können die Reisenden ihre Hotels buchen – etwa via Smartphone über eine Corporate App, in der ebenfalls die firmenspezifischen Eigenschaften hinterlegt werden können. Gerade bei kurzfristigen Terminänderungen eine große Hilfe auf der Geschäftsreise. Zusätzlich ist HRS ist der einzige Anbieter der Branche, der die angeschlossenen Hotelpartner in sämtliche globalen Vertriebssysteme integriert, die von Reisebüros oder Konzern-Reisestellen für Hotelbuchungen genutzt werden.

Auch im weiteren Prozess einer Hotelbuchung, nämlich bei der Abrechnung nach dem Aufenthalt, bietet HRS innovative Services an. In Reisekostenabrechnungen steckt laut einer aktuellen Studie der GBTA Foundation und HRS, für welche weltweit über 500 Reiseverantwortliche aus Unternehmen befragt wurden, enormes Optimierungspotenzial. Demnach nimmt jede Reisekostenabrechnung für eine Geschäftsreise mit Übernachtung durchschnittlich 20 Minuten Zeit in Anspruch und verursacht im Unternehmen Prozesskosten von 53 Euro. Zudem sind die Abrechnungen fehleranfällig: Etwa jede fünfte Abrechnung enthält Fehler und es fallen somit noch einmal 18 Minuten und 47 Euro für die Korrektur an – eine ebenso teure wie vermeidbare Ressourcenverschwendung. Durch zentrale Bezahlformen wie Corporate Travel Accounts oder virtuelle Kreditkarten, die pro Buchung erzeugt werden, muss der Mitarbeiter nicht mehr beim Check-out selbst in die Tasche (vor)greifen. HRS erfasst auf Wunsch des Unternehmens sogar die Hotelrechnung digital und bindet sie direkt in das Buchhaltungssystem der Firma ein – wodurch die zeitaufwendige Reisekostenabrechnung obsolet wird. So können sich Reiseverantwortliche und Reisende auf das konzentrieren, worauf es ankommt: Auf gute Geschäfte für ihr Unternehmen.

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