Stolperfalle EU-Lieferung

Zwar wurden just die Nachweispflichten für steuerfreie EU-Lieferungen vereinfacht, doch die Umsetzung erfordert oft organisatorische Umstellungen. Zudem lauern viele Fallstricke.

Nach zähen Verhandlungen zwischen Finanzverwaltung und Wirtschaftsverbänden gelten seit dem 1. Oktober 2013 einfachere Nachweispflichten für steuerfreie Lieferungen in andere EU-Länder. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat ein finales Schreiben veröffentlicht, das die Rahmenbedingungen umfassend regelt.

Praktische Schwierigkeiten

Grundsätzlich sind innergemeinschaftliche Lieferungen steuerfrei, wenn der Besteller Unternehmer ist und die Ware für seine Firma erwirbt. Weitere Voraussetzung: Der Lieferant muss gegenüber den Finanzbehörden belegen, dass die Ware tatsächlich von Deutschland in ein anderes EU-Mitgliedsland gelangt ist. Dafür hat der deutsche Gesetzgeber die sogenannte Gelangensbestätigung eingeführt. Der ausländische Käufer muss dem deutschen Verkäufer nach Abschluss der Lieferung den Erhalt der Ware bestätigen.

Eigentlich schreibt der Fiskus eine derartige Bestätigung schon seit dem 1. Januar 2012 vor, die Vorschrift wurde aber wegen praktischer Schwierigkeiten bislang nicht von allen Unternehmen angewendet. Die Neuregelung seit dem 1. Oktober vereinfacht nun die Handhabung der Gelangensbestätigung und lässt teilweise auch alternative Nachweise zu. „Auf der einen Seite profitieren Unternehmen von Erleichterungen“, sagt Steuerberater Gert Klöttschen von der Wirtschaftskanzlei DHPG in Euskirchen. „Auf der anderen Seite ergeben sich aber auch neue Probleme.“ So kennen etwa EU-Kunden aus Italien, Spanien oder Frankreich vergleichbare Vorschriften nicht. Sie müssen dazu angehalten werden, den Waren erhalt zu kontrollieren und zu bestätigen. Kommt diese Bestätigung nicht, kann die Lieferung nicht umsatzsteuerfrei erfolgen.

Genaue Analyse

Die Einführung der Gelangensbestätigung zwingt Lieferanten zu einigen organisatorischen Umstellungen. Viele Konstellationen erfordern ein erhöhtes Augenmerk, da sonst weitreichende Folgen drohen. Zunächst sollten Unternehmen ihre Lieferbeziehungen analysieren, um zu entscheiden welche Form des Nachweises für welche Lieferbeziehung praktikabel ist. „Lieferanten sollten den Dialog mit ihren Kunden und den eingeschalteten Transportunternehmen suchen, um nicht eine vermeintlich optimale Lösung einzuführen, die in der Praxis an den Widerständen der Beteiligten scheitert“, rät Klöttschen. Dann sollten Lieferanten ihre EU Kunden darüber informieren, welche neuen Belege sie künftig benötigen und was von ihnen erwartet wird. „Bei regelmäßigen Geschäftsbeziehungen dürfte sich die Gelangensbestätigung als Standardnachweis durchsetzen“, erwartet der DHPG-Berater. Denn für diesen Fall sind auch Sammelbestätigungen möglich, etwa für alle Lieferungen in einem Monat oder Quartal. Dies funktioniert ebenso im E-Mail-Verkehr. Der Vorteil: In diesem Fall darf die Unterschrift fehlen. Der Unternehmer schreibt dann einfach eine E-Mail an seinen Kunden mit den notwendigen Angaben und fordert ihn auf, diese per Antwortmail zu bestätigen. Klöttschen: „Der lückenlose Rücklauf der Mails muss allerdings streng kontrolliert und ordnungsgemäß archiviert werden.“

Einige Daten sind ein Muss

Folgende Mindestangaben muss die Gelangensbestätigung enthalten:

Neben Namen und Anschrift des Abnehmers im EU-Ausland sind dies die handelsübliche Bezeichnung und die Menge der gelieferten Ware, Ort und Monat der Beendigung des Transportes, Ausstellungsdatum und Unterschrift des Abnehmers oder seines Beauftragten, soweit nicht elektronisch übermittelt. Das BMF hat ein Muster zur Gelangensbestätigung veröffentlicht. Es ist nicht verpflichtend, sondern zeigt lediglich jene Inhalte auf, die in dieser oder in anderer Form erbracht werden müssen. Die Finanzverwaltung erkennt auch Nachweise in englischer und französischer Sprache an. Für Nachweise in anderen Sprachen wird eine amtliche Übersetzung verlangt. In der Praxis bietet es sich für Versender an, die Gelangensbestätigungen von vornherein zweisprachig auszustellen. Unternehmen, die beabsichtigen, die Gelangensbestätigung als Nachweis einzusetzen, sollten zunächst die Form festlegen. Neben dem BMF-Muster ist jede andere Form denkbar, welche die Mindestinhalte berücksichtigt. So kann der Nachweis auch aus mehreren Dokumenten bestehen, wie zum Beispiel aus dem Lieferschein sowie einer entsprechenden Bestätigung über den Erhalt der Ware. Um den Aufwand in Grenzen zu halten, sollte bei Erstellung des Nachweises möglichst auf vorhandene Daten aus der Finanzbuchhaltung oder dem Warenwirtschaftssystem zurückgegriffen werden.