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Benchmarking - Gerechte Leistungserfassung als Basis

Eine korrekte Leistungserfassung - sowohl der abrechenbaren als auch der nicht abrechenbaren Stunden - ist für jede Steuerkanzlei enorm wichtig.
Dieser Auffassung ist der Neumarkter Unternehmensberater Josef Weigert aus vielerlei Gründen.

Allerdings weiß er von vielen Steuerberatern mit denen er zusammen arbeitet, dass die konsequente Leistungserfassung häufig zu kanzleiinternen Problemen führt: „Die Crux dieses wichtigen Themas liegt in dem Gefühl der Überwachung. Oft meinen Mitarbeiter, dass durch die Leistungserfassung nur ihre tägliche Arbeit kontrolliert und Ihnen zu wenig vertraut werde. Um diese Situation zu vermeiden, sollten die Steuerberater die wichtigen Argumente für die Leistungserfassung ganz klar innerhalb ihrer Kanzlei kommunizieren. Wenn die Mitarbeiter dafür sensibilisiert werden, dann hat sie nur noch Vorteile!“

Notwendig ist die Leistungserfassung vor allem, um dem Mandanten gegenüber gerecht abzurechnen. Durch die Dokumentation der einzelnen Arbeitsschritte kann in den Ausgangsrechnungen die Leistung ebenso genau dargestellt werden. So sieht der Mandant, wie viel Zeit für die jeweiligen Einzelleistungen benötigt wurde und was wie viel kostet. Die Rechnung ist also nachvollziehbar und verliert deutlich an Konfliktpotential.
Sollte es dennoch einmal wegen einer Abrechnung zu einem Streit zwischen Mandant und Kanzlei kommen, der schlechtesten Falls sogar vor Gericht ausgefochten wird, so dient eine lückenlose Leistungserfassung als Argumentationsgrundlage. Hier ist sie ferner ein zulässiges Beweisdokument.

Intern hat eine genaue Leistungsdokumentation eine ebenso hohe Bedeutung. Zum einen sieht der Steuerberater durch die Gegenüberstellung von verrechenbaren wie nicht-verrechenbaren Zeiten, wie rentabel die Arbeit von Fall zu Fall ist. Ist sie es nicht mehr, kann er frühzeitig reagieren, Angebote nachkalkulieren und die Preise für den nächsten Mandanten oder die nächste Leistung entsprechend anpassen.
Zum anderen zeigt die Leistungserfassung dem Kanzleiinhaber auch, wo welche Mitarbeiter zu lange brauchen und also möglicherweise Schwächen haben. Diese können dann einfach ausgeglichen werden, indem man dem Mitarbeiter bei seinen Schwierigkeiten hilft. Durch den problembezogenen Wissensaustausch ist der Aufwand für eine ähnliche Leistung beim nächsten Mal bereits geringer. Also verbessert die Steuerkanzlei ständig ihre Wirtschaftlichkeit.
Weiterhin dient die Leistungserfassung intern auch  als Orientierung, wenn ein Fall von Mitarbeiter zu Mitarbeiter abgegeben wird oder neue Arbeitskräfte in die Kanzlei kommen. Wer vorab sieht, wie viel Zeit der Vorgänger für die jeweilige Leistung aufgewendet hat, hat eine konkrete Vorgabe und tut sich leichter mit dem neuen Fall.

„In 98 Prozent der Kanzleien, die ich berate, funktioniert die Leistungserfassung mit dem Nachweis von Einzelleistungen und der exakten Darstellung von abrechenbaren Zeiten und Kanzleiverwaltung mittlerweile wunderbar“, stellt Josef Weigert fest und resümiert:
„Das Verständnis des betriebswirtschaftlichen Denkens bei allen Mitarbeitern ist wichtig. Wenn intern die Argumente für die Leistungserfassung klar werden, hat auch keiner mehr ein komisches Gefühl dabei, sondern sieht ein, dass sie nur sinnvoll ist!“

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