Smartphone auf Firmenkosten: Was bringt die Investition?

Das Firmenhandy ist immer beliebter und so werden stetig mehr Mitarbeiter mit den mobilen Telefonen ausgestattet.

Smartphone auf Firmenkosten

Viele von diesen dürfen auch privat genutzt werden. Doch was ist dabei für den Unternehmer zu bedenken und was bedeutet das Smartphone auf Firmenkosten für die Belegschaft? In dem folgenden Beitrag sind die relevantesten Punkte zu diesem Thema näher beleuchtet.

Art der Nutzung

Zum Normalfall zählt heute, dass der Mitarbeiter das vom Unternehmen gestellte Smartphone ebenfalls im privaten Rahmen nutzen kann. Ein geldwerter Vorteil ist dies jedoch nicht und muss dementsprechend auch nicht als solcher versteuert werden. Dennoch muss die Möglichkeit zum privaten Gebrauch durch den Arbeitnehmer im Vorfeld explizit vom Arbeitgeber erlaubt worden sein. Ist eine Erlaubnis nicht erfolgt, darf das Gerät in Folge dessen auch nicht außerhalb des für die Arbeit üblichen Tätigkeitsfeldes eingesetzt werden.

Heute besitzen rund 30 Prozent der Arbeitnehmer hierzulande ein Smartphone vom Arbeitgeber. Gerade die Regelungen durch Großunternehmen ist in diesem Fall ganz klar. So ist es nicht unüblich, nicht benötigte Funktionen auf dem Diensthandy zu deaktivieren. Jedoch zeigt sich in der breiten Masse ebenfalls, dass immer mehr die Nutzung ohne Einschränkungen freigeben.

Form des Vertrages

Wird ein Firmenhandy mit einem Vertrag realisiert, gilt es, gerade, wenn es sich um eine Vielzahl von Geräten handelt, die Konditionen zu vergleichen. Denn vor allem die Allnet Flats, die immer günstiger werden, sind besonders beliebt. So bietet smartmobile als Handyanbieter in Deutschland günstige monatliche Vertragsalternativen aber auch Tarife, die sich täglich kündigen lassen. Damit hat das nutzende Unternehmen das Maximum an Flexibilität in puncto Kosten und Laufzeit. Auf Wunsch gibt es hier ebenfalls die passenden mobilen Endgeräte.

Erwähnte Allnet Flats sind so beliebt, da für Telefonate und SMS im Regelfall keine Zusatzkosten anfallen. Damit bleiben die Aufwendungen für das Unternehmen gleich und es ist sichergestellt, das der Arbeitnehmer auch in vollem Umfang und uneingeschränkt seiner Tätigkeit nachgehen kann. Wird keine Flatrate genutzt, kann das Twin-Bill-Verfahren zum Einsatz kommen. Hierbei hat die SIM-Karte zwei Rufnummern. Der Mitarbeiter kann bei der Nutzung spielend zwischen Dienst- und Privatnummer umschalten. Somit wird die Rechnung dann getrennt ausgegeben.

Mobiler Mitarbeiter

Der eigene Arbeitsplatz wird immer flexibler. Homeoffice, Teams, die rund um den Erdball im Einsatz sind oder Dienstreisen, Seminare und Pendelzeiten, lassen eine eindeutige Trennung zwischen Arbeit und Privatraum oftmals nicht mehr zu. Aufgrund dessen erfordert dieser Trend andere Kommunikationsformen, die dennoch sicherstellen, stets über alles informiert zu sein und gleichzeitig den Fokus auf das Wichtige in der Tätigkeit zu legen. Somit ist das Firmenhandy mit einem passenden Datenvolumen hierfür eine Grundvoraussetzung. Denn egal ob Projekte über den Cloud-Speicher geteilt werden sollen, Meetings stattfinden oder Änderungen an Terminen nötig sind – heute wird fast alles online realisiert.

Für Arbeitnehmer hingegen ist das Smartphone vom Arbeitgeber eine zweischneidige Geschichte. Denn auf der einen Seite hat er durch dieses eine maximale Flexibilität und kann die Arbeitszeit besser planen. Auf der anderen jedoch heißt das Firmenhandy ebenfalls ständige Erreichbarkeit und Erwartungen. Denn damit ist es schließlich möglich, dass der „Chef“ auch noch spät abends E-Mails zustellt oder am Wochenende um Beantwortung offener Fragen bittet.

Kann der Mitarbeiter das Diensthandy ablehnen?

Grundsätzlich ist an dieser Stelle festzuhalten, dass das Smartphone als Firmengerät nicht einfach ohne triftigen Grund nicht angenommen werden kann. Denn es gehört in diesem Kontext zu den allgemeinen Arbeitsgeräten, die für die Ausübung der Tätigkeit vom Arbeitgeber aus, nötig sind. Jedoch ist die Belegschaft nicht dazu gezwungen, dieses außerhalb der regulären und vertraglich vereinbarten Arbeitszeit anzuschalten. Dennoch muss zu den üblichen Zeiten eine Erreichbarkeit sichergestellt sein. Insofern ist es wichtig, diese Abschnitte, in denen der Mitarbeiter kontaktiert werden kann, im Vorfeld abzusprechen und entsprechend zu vergüten. Bestehen hingegen keine festen Arbeitszeiten, ist die Erreichbarkeit im Regelfall bereits im Gehalt inbegriffen.

Es ist jedoch in jedem Fall sinnvoll als Unternehmen, klare Regelungen im Bezug auf die Nutzung sowie die Möglichkeit, Kontakt aufzunehmen, zu treffen. Bei Betrieben, die über einen Betriebsrat verfügen, muss dieser per Gesetz mit einbezogen werden. Zudem gibt es über die Betriebsvereinbarung eine konkrete Möglichkeit, Klarheit zu schaffen und auf beiden Seiten für Sicherheit zu sorgen.

Rückgabe des Smartphones und private Nutzung

Der Arbeitgeber kann das Gerät grundsätzlich jederzeit zurückfordern. Eine Besonderheit besteht jedoch, wenn das Diensthandy auch privat genutzt werden darf. In diesem Fall ist sichergestellt, dass es noch für den Zeitraum der Kündigungsfrist weithin in Benutzung bleiben kann. Somit hat der Arbeitnehmer ausreichend Zeit, seine persönlichen Daten zu speichern oder zu löschen.

Ebenso ist es dem „Chef“ erlaubt, das Handy zu kontrollieren, wenn eine private Nutzung nicht ausdrücklich zugesagt wurde. Daher hat er Einsicht in den E-Mail-Verkehr, die Einzelverbindungen, SMS, MMS aber auch Fotos oder Browserverlauf. Liegt jedoch eine Nutzung für den geschäftlichen und privaten Bereich vor, darf der Arbeitgeber das nicht.

Insofern ist deutlich, dass eine Privatnutzung nur erfolgen darf, wenn dies abgesprochen und schriftlich fixiert ist. Andernfalls droht mindestens eine Abmahnung. Zudem kann es in besonders schweren Fällen, etwa, wenn extrem hohe Kosten entstanden sind, zu einer Kündigung kommen. Vor einem Auslandsaufenthalt, egal ob geschäftlich oder privat, sollte sich grundsätzlich mit dem Arbeitgeber über die Regelungen unterhalten werden. So ist es wichtig, festzulegen, ob das Datenroaming deaktiviert werden muss, Gespräche geführt werden dürfen oder überhaupt eine Nutzung unter den vorliegenden Bedingungen erlaubt ist.

Gibt es gesetzliche Regelungen für Unternehmen die auf Diensthandys setzen?

Der Gesetzgeber hat diesbezüglich Vorschriften geschaffen. So gilt, wenn nicht anders vereinbart, dass das Smartphone für den betrieblichen Gebrauch für die Dauer der Arbeitszeit angeschaltet sein muss. Somit besteht während der vertraglichen Zeitenabschnitte eine Verpflichtung, es betriebsbereit zu halten. Damit ist jedoch ebenfalls klar, dass es zu allen anderen Zeiten, wenn, wie bereits erwähnt, es nicht anders geregelt ist, keine Rufbereitschaft gibt.

Insofern kann mit klaren Regelungen und durchdachter Umsetzung das Diensthandy für Mitarbeiter und Arbeitgeber eine willkommene Bereicherung sein. Denn nicht nur das Arbeitsklima kann hierdurch positiv beeinflusst werden. Auch der Dienstherr als Unternehmer hat während der Arbeitszeit direkt die Möglichkeit, auf Veränderungen, Projekte oder anderes schnell zu reagieren.

Darf das Firmenhandy überwacht werden?

Grundsätzlich sei an dieser Stelle gesagt, das immer mehr Arbeitgeber ihre Mitarbeiter über das dienstliche Smartphone oder den Laptop orten. Möglich ist das anhand der MAC-Adresse oder der Bluetooth-Verbindung. Jedoch gilt es unter allen Umständen, das Mitbestimmungs- und Datenschutzrecht zu beachten.

Hintergrund der Ortung ist, dass es für das Unternehmen wichtig ist, die mobile Belegschaft organisieren und koordinieren zu können. Jedoch gilt es als „Chef“ entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um ein unzulässiges Bewegungsprofil sowie eine Dauerüberwachung auszuschließen. Somit muss sichergestellt sein, das die Standortbestimmung nur in einem räumlich und zeitlich eingegrenzten Umfang erfolgt. Ebenso darf aus dieser Bestimmung heraus kein Verhalten oder gar die Leistung abgeleitet werden können. Zudem ist dafür sorge zu tragen, dass die über den Tag gesammelten Informationen alle 24 Stunden automatisch gelöscht werden.

Dabei gilt, dass die Belegschaft im Rahmen der Datenschutzrichtlinien über die Dauer, den Zweck sowie der Verarbeitung der Mithilfe der Ortung zusammengetragenen personenbezogenen Daten, informiert werden muss. Dies kann durch eine Unterrichtung erfolgen, sollte jedoch auch schriftlich als Information festgehalten werden. Für Unternehmen mit Betriebsrat besteht zudem ein Mitbestimmungsrecht. Denn durch das Dienstgerät können objektiv Daten über das Verhalten und die Leistung der Mitarbeiter bezogen werden und mitunter Rückschlüsse auf dessen „Einsatz“ zulassen.

Für den Arbeitgeber kommen durch die Anschaffung der mobilen Telefone erst einmal Kosten zu. Diese können sich jedoch schnell aromatisieren, denn schließlich entfällt der herkömmliche, feste Arbeitsplatz in einem Büro. Wer die Geräte nicht zur privaten Nutzung freigibt, hat zudem die Sicherheit, dass lediglich Kosten für den tatsächlichen, arbeitstechnischen Gebrauch aufkommen.