Sinnvolle Effizienzprüfung

Eine Evaluierung im Aufsichtsrat bietet dem Gremium die Chance zu einer nachhaltigen Optimierung von Prozessen und einem „Mind Change“ in seiner Arbeit.

Die regelmäßige Evaluierung der Aufsichtsratstätigkeit, die sich in der Praxis als „Effizienzprüfung“ etabliert hat, wird nicht nur vom Deutschen Corporate Governance Kodex (Ziffer 5.6) und anderen Kodizes empfohlen. In vielen Aufsichtsräten ist sie heute auch ein bewährtes Instrument zur transparenten, strukturierten Analyse und nachhaltigen Verbesserung der Aufsichtsratstätigkeit und damit ein Defacto-Standard guter Unternehmensüberwachung. Die gemeinsame Reflexion der eigenen Arbeit und der Wille zu deren Verbesserung befördert neben Prozess- und Struktur-Optimierungen auch das Gemeinschaftsgefühl und die Motivation im Aufsichtsrat.

Geplanter Erfolg
Die zielgerichtete und professionelle Ausgestaltung des Evaluierungsprozesses bestimmt dessen nachhaltigen Erfolg sowie den Nutzen für den Aufsichtsrat und seine Mitglieder. Dabei liegt es in der Verantwortung des Überwachungsgremiums – in der Regel vom Vorsitzenden gesteuert – wie es den Prozess gestaltet. In der Praxis kommen oft (unternehmensspezifische) Fragebögen zum Einsatz. Daneben findet die Effizienzprüfung anhand offener Plenumsdiskussionen statt. Und auch Interviews gehören heute zum etablierten Repertoire; jene eignen sich besonders gut zur Ergänzung einer zuvor per Fragebogen durchgeführten Erhebung. Je nach Größe des Organs und des gewünschten Umfangs der Effizienzprüfung empfehlen sich verschiedene Methoden beziehungsweise deren Kombination, um die Verlässlichkeit der Ergebnisse zu gewährleisten. Doch unabhängig von der zu wählenden Methode gibt es sichere Erfolgsparameter für eine Selbstevaluierung:
• Systematische Identifikation relevanter Themenbereiche für die Effizienzprüfung auf Basis eines im Aufsichtsrat abgestimmten Prozesses
• Vertrauliche und anonymisierte Befragung und Auswertung der Ergebnisse, um die Objektivität und Aussagekraft der Evaluierungsergebnisse zu sichern beziehungsweise zu erhöhen

Nützliche Außenperspektive
All dies gilt auch für die Entscheidung, einen externen Berater zur Unterstützung des Prozesses hinzuzuziehen. Die Außenperspektive lässt sowohl Benchmark- als auch Best-Practice-Erfahrungen einfließen. Das ermöglicht dem Aufsichtsrat zudem, seine Tätigkeit vergleichend in einen Kontext zu rücken. Entscheidend ist dabei das Vertrauen der einzelnen Aufsichtsratsmitglieder in die Kompetenz und Integrität des Beraters. Dies schafft die Basis, um sich der Anonymität im Rahmen der Selbstevaluierung und der Vertraulichkeit der Einzeleinschätzungen zu versichern – auch gegenüber dem Gesamtgremium und seinem Vorsitzenden. Last but not least: Jede noch so gute Effizienzprüfung ist nichts wert, wenn ihre Ergebnisse nicht im Aufsichtsrat diskutiert und daraufhin beschlossene Maßnahmen umgesetzt und nachgehalten werden. Gerade dies ist noch nicht in allen Aufsichtsräten gute Praxis, insbesondere wenn die Selbstevaluierung mehr als Pflicht denn als Kür verstanden wird.

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Zur Autorin 

Daniela Mattheus, Head of Corporate Governance Board Services bei Ernst & Young. Sie erreichen sie unter: daniela.mattheus@de.ey.com

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