Automatisierung hilft

Mitarbeiter über Datensicherheit informieren

Update: Unternehmen müssen ihre Mitarbeiter ins Boot holen und regelmäßig in IT-Sicherheit schulen

Update: Unternehmen müssen ihre Mitarbeiter ins Boot holen und regelmäßig in IT-Sicherheit schulen (Foto: Getty Images/pixdeluxe)

DUB UNTERNEHMER-Magazin: Der menschliche Faktor birgt ein gewisses Risiko beim Datenschutz. Was raten Sie Ihren Kunden diesbezüglich?

Nick: Die meisten Firmen sind sich der mas­siven Cyberrisiken bewusst, schützen ihre Firmennetzwerke mit Firewalls und Anti-Viren-Software vor externen Angriffen. Doch damit alleine ist es nicht getan. Zum Teil werden längst nicht alle „Einfallstore“ berücksichtigt und viele Mitarbeiter sind im Hinblick auf die IT- und Dokumentensicherheit nicht ausreichend informiert. Schlecht geschulte Mitarbeiter, die sorglos E-Mail-Anhänge öffnen oder fremde USB-Sticks an ihren Firmen-Laptop anschließen, sind auch ein Sicherheitsrisiko. Dementsprechend gilt es, das Bewusstsein in der gesamten Belegschaft zu schärfen. Viel zu selten werden regelmäßige interne Schulungen zu Themen der IT-Sicherheit durchgeführt. Hier unterstützen wir in der internen Kommunikation bei der Sensibilisierung der Mitarbeiter. Das Portal statista hat für uns in einer repräsentativen Umfrage herausgefunden, dass fast jeder fünfte Mitarbeiter regelmäßig vertrauliche Dokumente im Ausgabefach des Abteilungsdruckers findet, die nicht für ihn bestimmt sind. Wir unterstützen unsere Kunden hier mit sogenannten Print & Follow-Lösungen, die dem Vergessen von Drucken entgegenwirken. Darüber hinaus beraten wir Kunden aber auch ganzheitlich bei der Optimierung ihrer Dokumentenprozesse und bieten hier ein breites Software-Portfolio an. Mit unseren DMS-Lösungen lassen sich zum Beispiel Zugriffsrechte auf bestimmte Dokumentenworkflows festlegen.

Welche Rolle spielt fehlendes IT-Fachpersonal bei der schleppenden Umsetzung von Datensicherheitsmaßnahmen in kleinen und mittleren Unternehmen?

Nick: Kleine Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern sind insgesamt deutlich schlechter durch Sicherheitsmaßnahmen vor IT-Sicherheitsvorfällen geschützt als große Unternehmen. Sie machen jedoch das Gros der deutschen Wirtschaft aus. Weil in kleineren Unternehmen nur selten Spezialisten für IT-Sicherheit verfügbar sind, tragen häufig Geschäftsführung beziehungsweise Vorstand die Verantwortung dafür. 

Wie bereiten Sie Ihre Kunden auf die EU-DSGVO und andere Datenschutzregulierungen vor?

Nick: Alle Anforderungen der EU-DSGVO hängen mit Zugriffsrechten, der Verfügbarkeit und Revisionssicherheit von Daten zusammen. Diese Aspekte lassen sich mit einem elek­tronischen Dokumentenmanagement-System optimal abdecken. Gerade kleine und mittlere Unternehmen haben großen Nachholbedarf. So wissen laut IDC 23 Prozent der Unternehmen nicht, wo Daten gespeichert werden, 27 Prozent können nicht genau sagen, wer auf die Daten Zugriff hat und 34 Prozent sind die Löschfristen nicht bekannt. Mit einem DMS werden sämtliche Prozesse, die mit der Datenverarbeitung zusammenhängen, nachvollziehbarer, sicherer und kontrollierbarer. Allerdings ist die Einführung von DMS in den Unternehmensalltag nicht trivial. Wir unterstützen bei der Konzeption und Implementierung. Unser Workflow Manager eignet sich aufgrund der hohen Standardisierung optimal für Mittelständler. So werden Prozesse schnell EU-DSGVO-konform. Da der KYOCERA Workflow Manager zudem skalierbar ist, lassen sich auch zukünftige Anforderungen problemlos abdecken und macht die Software zukunftssicher.

Teil 1: Datensicherheit durch automatisiertes Dokumentenmanagement

Teil 2: Mitarbeiter über Datensicherheit informieren

Teil 3: Mobile und sichere IT-Infrastruktur etablieren

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