Die Ritter der Schwafelrunde

Manager verschwenden immer mehr Arbeitszeit in unergiebigen Meetingmarathons. Dabei können schon kleine Tricks Besprechungen viel effektiver machen.

Hand aufs Herz. „Wie oft haben Sie schon ein Gefühl der Freude in einem Konferenzraum mit abgestandener Luft empfunden, während Sie einer endlosen Power-Point-Präsentation zuhörten?“ fragt Blogger-Königin Arianna Huffington in ihrem Bestseller „Die Neuerfindung des Erfolgs“. Sie ist überzeugt: „Entweder unsere Beine oder unser Geist – eins von beiden wandert.“ Die Mitgründerin der Onlinezeitung „Huffington Post“ hat deshalb andere Wege beschritten. Statt in muffigen Besprechungsräumen wurde die Onlinezeitung zum Großteil bei langen Spaziergängen an der frischen Luft geplant. Frei nach dem Motto: Solvitur ambulando („Es löst sich im Gehen.“)

Die umtriebige US-Medienmanagerin mit griechischen Wurzeln schwört auf die Methode „Walk-the-talk“, wie das uralte Prinzip des Philosophen Diogenes im Managersprech heute heißt. Besprechungen im Gehen schärften die Sinne, ist Huffington überzeugt – vor allem aber könne keiner nebenbei Mails schreiben.

Tatsache ist: Heute finden in Unternehmen so viele Besprechungen statt wie niemals zuvor. Und nie waren sie so verhasst, weil oft ineffizient oder überflüssig. Das alles kostet nicht nur Zeit und Nerven, sondern auch viel Geld. „Im Einkauf oder bei Krediten wird um Prozentbruchteile gefeilscht. Mit der kostbaren Zeit der Mitarbeiter dagegen wird häufig fahrlässig umgegangen“, wundert sich Imeyen Ebong, Partner der Managementberatung Bain.

Ein durchschnittlicher Arbeitnehmer hat sechs Meetings pro Woche im Kalender stehen. Das ergab eine Umfrage des Marktforschers Ovum unter knapp 4 000 Angestellten weltweit. Führungskräfte müssen sogar rund elf Besprechungen pro Woche absolvieren. Manager sitzen im Schnitt mehr als zwei Arbeitstage die Woche in Meetings, zeigt eine Untersuchung von Bain in 17 Konzernen.

Der Grund für die Meetingmanie: Immer mehr Besprechungen sind projektgetrieben. Und die Zahl der Firmenprojekte ist rasant gestiegen. Allein im Marketing eines europäischen Telekommunikationskonzerns laufen laut Berater Ebong mehr als 2 000 Projekte. Ständiger persönlicher Austausch ist in unserer global vernetzten Wirtschaft wichtiger denn je. Doch gehen viele Firmen mit der knappen Ressource Zeit sehr verschwenderisch um.

Ein Beispiel von vielen:Für ein 26-Wochen-Projekt in einem großen Unternehmen blockte eine Assistentin 14 hochkarätige Führungskräfte – darunter zwei Vorstände – über volle 26 Wochen für je drei Stunden an zwei Tagen. Dabei hätte auch eine Stunde gereicht. Erst nach vielen zeitraubenden Treffen wurde der Turnus zurückgefahren. „Führungskräfte kommen von sich aus schlecht aus Meetingmarathons heraus, wenn auch Vorstände geladen sind“, sagt Ebong.Das Problem: Meetings verlaufen allzu oft ineffizient und ergebnislos. Mehr als die Hälfte bringt keinen Mehrwert, so das ernüchternde Fazit von 65 Prozent der Arbeitnehmer, die der Marktforscher Ovum befragte. Ein Grund: Die Sitten der Meetingkultur verfallen zusehends. Selbst in wichtigen Besprechungen schreiben Teilnehmer ungeniert Mails. Im Schnitt verschickt jeder Vierte alle zehn Minuten eine Nachricht, ermittelten die Berater von Bain. Das senkt die Aufmerksamkeit und Produktivität erheblich. Zudem gibt es praktisch kein Meeting mehr, in dem alle durchgehend anwesend sind, konstatiert Berater Ebong. Viele telefonieren zwischendurch und gehen dafür kurz aus dem Raum. Andere Manager bringen gar Aktenstapel mit, die sie nebenbei abarbeiten.Und so mancher Jour fixe verkommt ohne echten Anlass und klare Agenda zur Schwafelrunde. Von Selbstdarstellern und Karrieristen werden die Treffen allzu gern als Bühne missbraucht. Dabei sollten Meetings eigentlich ein Ort der Ideen- und Entscheidungsfindung sein. „Doch mancherorts sind sie zu etwas Lästigem degeneriert, das man über sich ergehen lassen muss“, resümiert Ebong.

Meetings gehören – neben Mails – zu den schlimmsten Zeitkillern am Arbeitsplatz. Oft warten alle auf den Ranghöchsten. Durch Wartenlassen demonstriert mancher gerne seine Macht. Verspätete Sitzungen allein kosten Manager fast drei Stunden Zeit pro Woche. Im Jahr sind das laut Ovum mehr als fünfeinhalb volle Tage. Eine teure Verschwendung: Einer Firma mit 10 000 Mitarbeitern entstehen durch Meetings im Schnitt Personalkosten von 300 Millionen Dollar (rund 236 Millionen Euro) im Jahr, rechnet Bain vor. Wird nur ein Fünftel der Zeit vertan, kostet das rund 60 Millionen Dollar.

Dagegen hilft nur eins: absolute Disziplin und klar strukturierte Abläufe. Erstaunlicherweise sind die Regeln für Meetings bei so mancher Kreativagentur rigider als in globalen Konzernen – Letztere haben meist gar keine, wie stichprobenartige Nachfragen des Handelsblatts bei Dax-30-Unternehmen ergaben.

Die Berliner Innovationsagentur Dark Horse hat zwar keine Hierarchien, dafür klare Meeting-Rituale. Vor dem wöchentlichen Jour fixe trägt jeder im „Firmen-Facebook“ ein, ob er Neuigkeiten hat, Feedback wünscht oder eine Entscheidung braucht. Ein Meeting ist klar unterteilt in Info-, Meinungs- und Entscheidungsrunde. Die Leitung hat jeweils ein anderer Moderator. „Jeder ist mal dran und weiß um die Schwierigkeit, die Horde zu bändigen“, erzählt Greta Konrad von Dark Horse. Bei Wortmeldungen hilft ein simpler Trick: Wer sich als Erster meldet, zeigt einen Finger auf, der nächste zwei, drei oder vier Finger. „Das vermeidet Chaos und spart Zeit“, so Konrad. „Ideensprint“ nennt Dark Horse seine Kreativtreffen. Damit diese nicht in Endlosdiskussionen ausarten, gibt es gut sichtbar eine große Uhr. Der „Time-Timer“ zeigt zum Beispiel eine Viertelstunde an – und läuft rückwärts. „Dieser einfache psychologische Trick hilft, auf den Punkt zu kommen“, weiß Konrad. Dark Horse hat zudem eine Smartphone-App für effiziente Meetings nach der Eisenhower-Methode entwickelt.

US-Präsident Dwight Eisenhower war bekannt für klare Prioritätensetzung und schnelle Entscheidungen. Oft sind es ganz einfache Tricks wie Meetings im Stehen ohne Essen und Trinken, die die Abläufe beschleunigen. Auch disziplinarische Maßnahmen wie das rigorose Einsammeln von Handys oder das Abschließen der Tür, damit Zuspätkommer peinlich auffallen, zeigen Wirkung.

Seit einem Jahr experimentiert auch die Deutsche Telekom mit Ritualen für taktische Meetings. „Es geht nicht darum, Zeit zu sparen, sondern darum, die Zeit effizienter zu nutzen“, sagt Initiatorin Martina Weidmann. Neben intensiver Vorbereitung besonders wichtig: ein Ablaufplan und eine klare Rollenaufteilung. Projektleiter und Moderator sollten nicht identisch sein. Der Moderator verhält sich neutral und hilft der Gruppe, effizient zu arbeiten.

Oft kommen Leute gestresst ins Meeting. „Ein Check-in von bis zu fünf Minuten soll helfen, gemeinsam anzukommen und ein Gefühl für den anderen und seine Reaktionen zu bekommen“, sagt Weidmann. Da kann jeder erzählen, warum er genervt ist, etwa weil er gerade im Stau stand. Der Ablauf ist klar gegliedert: Zuerst trägt jeder den Status seines Teilprojekts vor und darf dabei nicht unterbrochen werden. Offene Fragen werden aufgelistet und erst am Ende Punkt für Punkt abgearbeitet. „Viele Fragen haben sich dann schon erledigt“, beobachtet Weidmann. Im Check-out kann jeder kurz über den Verlauf des Meetings reflektieren. Dieses Meetingmodell wird von Paten in der Telekom konzernweit ausgerollt. Auch in anderen Projekten hat der Konzern ungewöhnliche Wege beschritten. Anstelle von Zwischenrufen sind Spruchkarten hochzuhalten wie „Keine Schere im Kopf“, „Tut nichts zur Sache“.

Auch Steve Jobs hatte eine einfache Methode, damit Besprechungen nicht ausarten. Der Apple-Gründer wandte eine Taktik aus dem American Football an: „Call an audible“. Der Quarterback kann einen aussichtslosen Angriff abblasen. Hatte Jobs den Eindruck, dass ein Meeting nicht vorankam, brach er es rigoros ab.

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