Beiräte in Franchisesystemen

Geschäftsidee, Know-How-Transfer und ein qualifizierter Franchisevertrag sind wichtige Voraussetzungen für ein funktionierendes Franchisesystem. Aber auch die Kommunikation zwischen dem Franchisegeber und seinen Partner sind als wesentliches Element der „gelebten Partnerschaft“ zu verstehen. Franchisesysteme sind ein Verbund von Menschen mit gleicher Zielsetzung, aber unterschiedlichen Vorstellungen über das Erreichen der Ziele. Da liegt die Entscheidung einen Beirat zu installieren eigentlich auf der Hand.

Wie ein Beirat organisiert wird

Die Arbeitsweise des Franchisebeirates ist weitgehend frei gestaltbar. Er sollte dauerhaft Akzeptanz haben und mit Weitsicht geführt werden. Im ersten Schritt wird eine passende Beiratssatzung entworfen. Besetzung, Aufgabenstellung und Kommunikationsabläufe sollten darin präzise beschrieben sein, ergänzt um die üblichen Formalien wie Amtszeit, Wählbarkeit und Auflösung. Die Besetzung des Beirats sollte von jedem Franchisenehmer akzeptiert werden, unabhängig von seiner individuellen Situation und Systemzugehörigkeit. Eine Benennung der Beiratsmitglieder durch den Franchisegeber ist daher nicht ratsam. Besser ist es, Kriterien für die Mitgliedschaft im Beirat zu formulieren, etwa die Systemtreue oder die wirtschaftliche Beständigkeit. Es spricht auch nichts dagegen, einen externen Experten für den Beirat vorzusehen. Dann stellt sich die Frage, ob der Beirat Sitzungsgelder erhalten soll. Kostenübernahmen für Übernachtungen und Verpflegung zeigen einerseits die Wertschätzung des Franchisegebers für das Gremium, gleichzeitig kann aber schnell der Eindruck der Käuflichkeit entstehen und die Glaubwürdigkeit beschädigen. Die formelle Wahl des Beirats im Rahmen einer Erfa-Tagung durchzuführen, hat den Vorteil, dass sich jeder Kandidat vorstellen kann und jeder Franchisenehmer einen Eindruck bekommt, wer künftig im Beirat aktiv sein wird.

Aufgaben und Arbeitsweise des Beirats

Ziel der Beiratsarbeit ist das Bemühen um Verbesserungen im System. Drei bis vier Meetings im Jahr sind üblich und praktikabel, um Themen zu beraten und Anregungen zu präzisieren. Auch eine Arbeitsteilung ist üblich, bei der einzelne Beiratsmitglieder für einen Themenschwerpunkt zuständig sind. Die Beiratsarbeit beginnt üblicherweise damit, die Befindlichkeiten der Franchisenehmer und damit den Ist-Zustand des Franchisesystems zu ermitteln. Dafür bietet sich ein Reputations-Monitoring an, das alle Leistungen der Systemzentrale systematisch erfasst und aus Sicht der Franchisenehmer bewertet. Daraus ergibt sich ein Ranking zu den positiv wahrgenommenen Leistungen und ein Ranking zu den Leistungen, die schlecht oder gar nicht erbracht werden. Um unverfälschte Informationen zu bekommen und die Anonymität bei Lob und Tadel zu garantieren, liegt die Durchführung des Reputations-Monitorings immer in den Händen externer Berater. Das kostet zwar etwas Geld, ist aber für Beirat und Systemmanagement gleichermaßen eine wertvolle Hilfe für die Zusammenarbeit. Für Beirat und Systemmanagement ist der Informationsaustausch in beiden Richtungen erforderlich. Die eine Richtung: der Beirat sammelt Kritik und Wünsche der Franchisenehmer, kanalisiert die Themen und präsentiert sie dem Franchisegeber. Die andere Richtung: der Franchisegeber legt Ideen oder Handlungsalternativen vor und bittet den Beirat darum, die Details aus Sicht der täglichen Erfahrungen zu prüfen, sowie die Einführung im Franchisesystem zu begleiten. Erfa-Tagungen sind immer ein fester Termin für den Beirat, über Aktivitäten und Ergebnisse seiner Arbeit zu berichten.

Viel Licht - aber auch etwas Schatten

Es gibt also gute Gründe, einen Beirat zu haben. Entscheidungen des Franchisegebers, die vom Beirat mitgetragen werden oder Empfehlungen des Beirats, finden eine höhere Akzeptanz bei den Franchisenehmern und die Zufriedenheit der Partner insgesamt wächst. Jeder Franchisenehmer hat Anspruch auf verschiedene Leistungen des Franchisegebers und wenn diese Leistungen nicht erbracht werden, besteht eine individuelle Forderung gegenüber dem Franchisegeber. In manchen Fällen entzieht sich der Franchisegeber jedoch seinen Pflichten, in dem er den Franchisenehmer bei Problemen und Fragen erst einmal an den Beirat verweist und aus Bequemlichkeit Aufgaben beim Beirat ablädt. Oder der Beirat wird als Alibi für fehlende Entscheidungsfreude benutzt. Das sind die Schattenseiten eines Beirats, aber insgesamt überwiegen die positiven Aspekte eindeutig.

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Gastbeitrag

Reinhard Wingral
Global Franchise AG

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