Das papierlose Zeitalter

DocuSign: Cloudbasierte digitale Unterschrift

Ist die Ära des papierlosen Büros nur eine Vision, fragen Sie mit Blick auf Ihren Schreibtisch? Die Praxis zeigt: Die digitale Abwicklung von Versand, Unterschrift und Verwaltung der Dokumente macht Unternehmen schneller, effizienter und kundenfreundlicher.

Statt Stift und Papier:Verträge lassen sich digital einfacher und ­sicherer unterzeichnen – jederzeit und auch mobil.

Statt Stift und Papier: Verträge lassen sich digital einfacher und ­sicherer unterzeichnen – jederzeit und auch mobil (Foto:PR)

Eine Studie der Umweltorganisation WWF zeigt: Jeder Deutsche verbraucht jährlich rund 235 Kilogramm Papier. Das entspricht 50.000 DIN-A4-Blättern. Ein großer Teil davon sind Listen, Rechnungen, Buchungsbelege oder andere Unterlagen, die in Unternehmen täglich anfallen. Aber es geht auch anders: So nutzen bereits mehr als 300.000 Unternehmen zum Unterschreiben, Versenden und Verwalten von Verträgen die cloudbasierte digitale Unterschrift von DocuSign.

Die Kalifornier sind der weltgrößte Anbieter in diesem Bereich. Mit ihren Lösungen lassen sich Verträge erstellen, auch etwa aus SAP oder Salesforce. Das System leitet das Dokument an die internen Stellen, die es absegnen müssen. Anschließend geht es an den Empfänger. Dieser identifiziert sich über einen E-Mail-Link oder Ausweis, unter­schreibt und schickt den Vertrag zurück. Die Signatur ist damit rechtsverbindlich.

Sicherer, schneller, effizienter

„Unsere Lösungen erleichtern Unternehmen die Arbeit vor allem in vier Bereichen“, erklärt Charlie Weijer, Area Vice President Commercial Sales bei Docu­Sign. „Rechtsabteilungen gehen sicher, dass Dokumente nicht im Laufe des Unterschriftsprozesses verfälscht werden. Personalabteilungen können neue Mitarbeiter schneller unter Vertrag nehmen. Das Beschaffungs­wesen behält leichter den Überblick, mit welchen Partnern Vereinbarungen bestehen und wo Unterschriften ausstehen. Und der Vertrieb schließt Verträge mit Unternehmens- oder Privatkunden zeitnah ab.“

Auch interne Abläufe werden effizienter. Das zeigt das Beispiel des mittelständischen Automobilzulieferers FLABEG Automotive. „Wir nutzen DocuSign für die Bedarfsanforderung. Statt einer Woche dauert sie im Schnitt nur noch einen Tag“, sagt Matthias Gniza, Leiter Group IT. „Die Zeitersparnis hätte ich gern überall. Wir versuchen das gerade in Ungarn und China auszurollen.“ Die Beratungsgesellschaft Forrester hat untersucht, wie sich die Anwendung von DocuSign auswirkt.

Fazit: Unternehmen steigern die Produk­tivität ihrer Mitarbeiter, senken die Betriebskosten und schonen die Umwelt, weil sie Papier einsparen. Außerdem sind Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner zufriedener, weil sich Prozesse vereinfachen lassen. Noch hat Deutschland aber in puncto Papiereinsparung viel Nachholbedarf. „Wir brauchen bei diesem Thema hierzulande mehr Rückenwind von der Regierung“, betont Frank Harter, Area Vice President Enterprise Sales DACH bei DocuSign. Länder wie beispielsweise Italien seien da schon deutlich weiter, so Harter: „Wenn Sie dort einer Behörde eine Rechnung schicken, muss sie digital unterzeichnet werden.“

Teil 1: DocuSign: Cloudbasierte digitale Unterschrift

Teil 2: Interview: Ron Hirson

Das interessiert andere Leser

DUB-Unternehmensbörse

Bei der Deutschen Unternehmerbörse können Sie Verkaufsangebote und Kaufgesuche inserieren.
Jetzt nach Verkaufsangeboten für Unternehmen suchen!
Suchen
Jetzt Newsletter bestellen
DUB-Themennewsletter
monatlich & gratis

Was Unternehmer wissen müssen

DUB-Börsennewsletter
wöchentlich & gratis

Die neusten Angebote und Gesuche auf einen Blick

Das interessiert andere Leser