Das papierlose Zeitalter

DocuSign: Cloudbasierte digitale Unterschrift

Ist die Ära des papierlosen Büros nur eine Vision, fragen Sie mit Blick auf Ihren Schreibtisch? Die Praxis zeigt: Die digitale Abwicklung von Versand, Unterschrift und Verwaltung der Dokumente macht Unternehmen schneller, effizienter und kundenfreundlicher.

Statt Stift und Papier:Verträge lassen sich digital einfacher und ­sicherer unterzeichnen – jederzeit und auch mobil.

Statt Stift und Papier: Verträge lassen sich digital einfacher und ­sicherer unterzeichnen – jederzeit und auch mobil (Foto:PR)

Eine Studie der Umweltorganisation WWF zeigt: Jeder Deutsche verbraucht jährlich rund 235 Kilogramm Papier. Das entspricht 50.000 DIN-A4-Blättern. Ein großer Teil davon sind Listen, Rechnungen, Buchungsbelege oder andere Unterlagen, die in Unternehmen täglich anfallen. Aber es geht auch anders: So nutzen bereits mehr als 300.000 Unternehmen zum Unterschreiben, Versenden und Verwalten von Verträgen die cloudbasierte digitale Unterschrift von DocuSign.

Die Kalifornier sind der weltgrößte Anbieter in diesem Bereich. Mit ihren Lösungen lassen sich Verträge erstellen, auch etwa aus SAP oder Salesforce. Das System leitet das Dokument an die internen Stellen, die es absegnen müssen. Anschließend geht es an den Empfänger. Dieser identifiziert sich über einen E-Mail-Link oder Ausweis, unter­schreibt und schickt den Vertrag zurück. Die Signatur ist damit rechtsverbindlich.

Sicherer, schneller, effizienter

„Unsere Lösungen erleichtern Unternehmen die Arbeit vor allem in vier Bereichen“, erklärt Charlie Weijer, Area Vice President Commercial Sales bei Docu­Sign. „Rechtsabteilungen gehen sicher, dass Dokumente nicht im Laufe des Unterschriftsprozesses verfälscht werden. Personalabteilungen können neue Mitarbeiter schneller unter Vertrag nehmen. Das Beschaffungs­wesen behält leichter den Überblick, mit welchen Partnern Vereinbarungen bestehen und wo Unterschriften ausstehen. Und der Vertrieb schließt Verträge mit Unternehmens- oder Privatkunden zeitnah ab.“

Auch interne Abläufe werden effizienter. Das zeigt das Beispiel des mittelständischen Automobilzulieferers FLABEG Automotive. „Wir nutzen DocuSign für die Bedarfsanforderung. Statt einer Woche dauert sie im Schnitt nur noch einen Tag“, sagt Matthias Gniza, Leiter Group IT. „Die Zeitersparnis hätte ich gern überall. Wir versuchen das gerade in Ungarn und China auszurollen.“ Die Beratungsgesellschaft Forrester hat untersucht, wie sich die Anwendung von DocuSign auswirkt.

Fazit: Unternehmen steigern die Produk­tivität ihrer Mitarbeiter, senken die Betriebskosten und schonen die Umwelt, weil sie Papier einsparen. Außerdem sind Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner zufriedener, weil sich Prozesse vereinfachen lassen. Noch hat Deutschland aber in puncto Papiereinsparung viel Nachholbedarf. „Wir brauchen bei diesem Thema hierzulande mehr Rückenwind von der Regierung“, betont Frank Harter, Area Vice President Enterprise Sales DACH bei DocuSign. Länder wie beispielsweise Italien seien da schon deutlich weiter, so Harter: „Wenn Sie dort einer Behörde eine Rechnung schicken, muss sie digital unterzeichnet werden.“

Teil 1: DocuSign: Cloudbasierte digitale Unterschrift

Teil 2: Interview: Ron Hirson

Das interessiert andere Leser

DUB-Unternehmensbörse

Bei der Deutschen Unternehmerbörse können Sie Verkaufsangebote und Kaufgesuche inserieren.
Jetzt nach Verkaufsangeboten für Unternehmen suchen!
Suchen
Jetzt Newsletter bestellen
DUB-Themennewsletter
monatlich & gratis
Was Unternehmer wissen müssen
DUB-Börsennewsletter
wöchentlich & gratis
Die neusten Angebote und Gesuche auf einen Blick
Das interessiert andere Leser
  • Green Key-Empfehlung für mobilen Fritteusenservice

    Franchisegeber FiltaFry, gehört zu den ersten Lieferantenservices, die durch die DGU (Deutsche Gesellschaft für Umwelterziehung) das Green Key Eco-Label erhielten.

  • Franchise Expo 2019 in Frankfurt
    Franchise Expo 2019 – die erfolgreiche Messe geht in die zweite Runde

    Das Jahr 2019 hat gerade erst begonnen und die deutsche Franchisewirtschaft kann sich bereits jetzt auf die nächste Franchise Expo (FEX19) in Frankfurt freuen.

  • Immer mehr Senior-Inhaber suchen einen Nachfolger

    Die Schere zwischen Angebot und Nachfrage bei der Unternehmensnachfolge geht weiter auseinander. Der Fachkräftemangel und das neue Erbschaftssteuerrecht hemmen Übernahmeinteressierte.

  • Am abheben: der Franchise Klima Index verbreitet Optimismus
    Am abheben: der Franchise Klima Index verbreitet Optimismus

    Der Deutsche Franchiseverband hat vor einem halben Jahr zum ersten Mal die Stimmungslage am Franchisemarkt eruiert. Das Ergebnis kann sich sehen lassen.

  • Nachfolge im Franchise

    Als Franchisenehmer mit wenig Eigenkapital zum eigenen Unternehmen? Ein Beispiel aus Ravensburg zeigt, wie der Weg zur Gründung aussehen könnte.

  • Zurück an die Weltspitze

    Damit Deutschland erfolgreich bleibt, braucht es eine Kreativwende, fordern Martin Blach, Bernd Heusinger und Marcel Loko von der Hirschen Group.

  • Vom Hype zur Realität

    Führungskräfte müssen lernen zu differenzieren: Hype hin oder her – nicht alles, was Start-ups vorleben, ist unreflektiert zu übernehmen. Wo Sie abwägen sollten, sagt TK-Chef Dr. Jens Baas.

  • Profi-Sparring

    Wie ein neuer Chef eine Agentur repositioniert, während der Gründer noch an Bord ist. nachgehakt bei Jens Huwald, Wilde und Partner.

  • Ist mein Unternehmen zukünftsfähig?

    Gratis: DUB startet Deutschlands größte Unternehmer-Umfrage – zusammen mit KPMG und den Hochschulen in Paderborn und Regensburg. Am Schnelltest teilnehmen und sofort Auswertung erhalten!

  • Leasing-Spezial: Alles ist leasebar

    Längst bieten sich für Unternehmer Möglichkeiten, Innovationen und andere Investitionen mit Leasingpartnern zu realisieren. Experten und Vertreter evon Leasinggesellschaften erklären, welche ...

  • Standards im Systemmanagement

    Die Systemzentrale hat eine weitaus größere Rolle als nur die Lizenzen an Franchisenehmer zu vergeben. Wie ein Co-Manager hilft sie dabei, das Franchisesystem zu etablieren und erfolgreich zu führen.

  • Dauerbrenner Digitalisierung: Viel Potential für M&A-Deals in der IKT-Branche

    Geschäftsübernahmen und Firmenverkäufe, kurz M&A, in der IKT-Branche sind noch ausbaufähig. Begehrt sind KMU Unternehmen, die Digitalisierungsprofis sind.