Digitale Brücken bauen

Digitalisierung von Dokumenten vereinfacht Büroprozesse

Von einer Sache ist Francotyp-Postalia-Chef Rüdiger Andreas Günther überzeugt: Sein Kerngeschäft, die Herstellung von Frankiermaschinen, wird noch viele Jahre profitabel sein. Trotzdem baut er den Konzern seit 18 Monaten radikal um. Das Ziel: neue Geschäftsfelder erschließen – zum Beispiel durch die Entwicklung sicherer Lösungen für digitale Kommunikationsprozesse.

Rüdiger Andreas Günther ist seit 2016 CEO und CFO der Francotyp-Postalia Holding AG. Zuvor war er unter anderem CFO bei Claas, Infineon Technologies und Jenoptik.
Rüdiger Andreas Günther:
Der Betriebswirt ist seit 2016 CEO und CFO der Francotyp-Postalia Holding AG. Zuvor war er unter anderem CFO bei Claas, Infineon Technologies und Jenoptik (Foto: PR)

Der technologische Wandel eröffnet neue Geschäftsfelder. Rüdiger Andreas Günther, CEO von Francotyp-Postalia, begleitet seine Kunden von der analogen in die digitale Welt.

DUB UNTERNEHMER-Magazin: Welche Entwicklungen beobachten Sie bei Kommunikationswegen und dem Umgang mit Dokumenten?

Rüdiger Andreas Günther: In diesem Bereich macht die Digitalisierung deutliche Fortschritte. Rund zwei Drittel der deutschen Unternehmen sind bei der Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen schon auf einem guten Weg. Maßnahmen, die dazu gehören, sind beispielsweise die Nutzung von „Enterprise Content Management“-Software. Diese hilft dabei, Informationen besser zu verwalten, Dokumente digital zu archivieren oder elektronische Rechnungen zu erstellen. Die Zahl der Firmen, die Papierrechnungen nutzen, geht stetig zurück. Dabei ist Datensicherheit das A und O. Besonders in kleinen und mittelständischen Unternehmen ist mit Blick auf das digitale Büro noch Luft nach oben. Entscheider müssen offener für Digitalisierungsprozesse werden und erkennen, dass sie mit digitaler Dokumentenverwaltung auf Anhieb deutlich effizienter wirtschaften könnten.

Eine Faustregel lautet: Wer sich dem Wandel nicht stellt, läuft Gefahr, von disruptiven Entwicklungen aus dem Geschäft geworfen zu werden. Sehen Sie dieses Risiko auch in Ihrer Branche?

Günther: Papier wird nicht von heute auf morgen verschwinden. Trotz des oft propagierten „papierlosen Büros“ werden weltweit immer noch jährlich 300 Milliarden Briefe verschickt. Zwar kann man sensible Dokumente mit digitalen Signaturen rechtssicher übermitteln. Laut Digitalverband Bitkom setzen aber nur 13 Prozent der deutschen Firmen darauf. Der Mensch braucht oft lange, um Vertrauen in Innovationen zu gewinnen. Deshalb bauen wir unseren Kunden mit sicheren digitalen Produkten die Brücke aus der papiergebundenen in die digitale Welt.

Wie beeinflussen Cloud-basierte Plattformen und digitale Signaturen die Geschäftskommunikation?

Günther: Beides gewinnt an Bedeutung, da so Geschäftsprozesse effizienter abgewickelt und Ressourcen wie Zeit und Geld gespart werden können. Die Unterzeichnung eines Vertrags in Papierform kann mehrere Tage dauern, wenn der Brief von A nach B verschickt wird. Mit digitalen Signaturen, wie wir sie anbieten, lässt sich dieser Prozess deutlich verkürzen.

Teil 1: Digitalisierung von Dokumenten vereinfacht Büroprozesse

Teil 2: Cloud-basierte Frankiermaschinen

 

 

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