Digitale Brücken bauen

Digitalisierung von Dokumenten vereinfacht Büroprozesse

Von einer Sache ist Francotyp-Postalia-Chef Rüdiger Andreas Günther überzeugt: Sein Kerngeschäft, die Herstellung von Frankiermaschinen, wird noch viele Jahre profitabel sein. Trotzdem baut er den Konzern seit 18 Monaten radikal um. Das Ziel: neue Geschäftsfelder erschließen – zum Beispiel durch die Entwicklung sicherer Lösungen für digitale Kommunikationsprozesse.

Rüdiger Andreas Günther ist seit 2016 CEO und CFO der Francotyp-Postalia Holding AG. Zuvor war er unter anderem CFO bei Claas, Infineon Technologies und Jenoptik.
Rüdiger Andreas Günther:
Der Betriebswirt ist seit 2016 CEO und CFO der Francotyp-Postalia Holding AG. Zuvor war er unter anderem CFO bei Claas, Infineon Technologies und Jenoptik (Foto: PR)

Der technologische Wandel eröffnet neue Geschäftsfelder. Rüdiger Andreas Günther, CEO von Francotyp-Postalia, begleitet seine Kunden von der analogen in die digitale Welt.

DUB UNTERNEHMER-Magazin: Welche Entwicklungen beobachten Sie bei Kommunikationswegen und dem Umgang mit Dokumenten?

Rüdiger Andreas Günther: In diesem Bereich macht die Digitalisierung deutliche Fortschritte. Rund zwei Drittel der deutschen Unternehmen sind bei der Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen schon auf einem guten Weg. Maßnahmen, die dazu gehören, sind beispielsweise die Nutzung von „Enterprise Content Management“-Software. Diese hilft dabei, Informationen besser zu verwalten, Dokumente digital zu archivieren oder elektronische Rechnungen zu erstellen. Die Zahl der Firmen, die Papierrechnungen nutzen, geht stetig zurück. Dabei ist Datensicherheit das A und O. Besonders in kleinen und mittelständischen Unternehmen ist mit Blick auf das digitale Büro noch Luft nach oben. Entscheider müssen offener für Digitalisierungsprozesse werden und erkennen, dass sie mit digitaler Dokumentenverwaltung auf Anhieb deutlich effizienter wirtschaften könnten.

Eine Faustregel lautet: Wer sich dem Wandel nicht stellt, läuft Gefahr, von disruptiven Entwicklungen aus dem Geschäft geworfen zu werden. Sehen Sie dieses Risiko auch in Ihrer Branche?

Günther: Papier wird nicht von heute auf morgen verschwinden. Trotz des oft propagierten „papierlosen Büros“ werden weltweit immer noch jährlich 300 Milliarden Briefe verschickt. Zwar kann man sensible Dokumente mit digitalen Signaturen rechtssicher übermitteln. Laut Digitalverband Bitkom setzen aber nur 13 Prozent der deutschen Firmen darauf. Der Mensch braucht oft lange, um Vertrauen in Innovationen zu gewinnen. Deshalb bauen wir unseren Kunden mit sicheren digitalen Produkten die Brücke aus der papiergebundenen in die digitale Welt.

Wie beeinflussen Cloud-basierte Plattformen und digitale Signaturen die Geschäftskommunikation?

Günther: Beides gewinnt an Bedeutung, da so Geschäftsprozesse effizienter abgewickelt und Ressourcen wie Zeit und Geld gespart werden können. Die Unterzeichnung eines Vertrags in Papierform kann mehrere Tage dauern, wenn der Brief von A nach B verschickt wird. Mit digitalen Signaturen, wie wir sie anbieten, lässt sich dieser Prozess deutlich verkürzen.

Cloud-basierte Frankiermaschinen

Wie beugen Sie Datenmissbrauch vor?

Günther: Wir haben für unsere Frankiermaschinen ein Sicherheitsmodul mit Hardware-basierter Verschlüsselungs- und Übertragungstechnik entwickelt. So stellen wir sicher, dass die Geräte nicht manipuliert und Daten nicht abgegriffen werden können. Das ist wichtig, denn mit über einer Milliarde Euro Porto pro Jahr drucken wir mit diesen Geräten bares Geld. Dieses Sicherheitsmodul haben wir weiterentwickelt und für alle industriellen IoT-Geräte kompatibel gemacht. Kunden aus allen Industriebranchen können damit Maschinendaten sicher in die Cloud übertragen, um ihre Anlagen zentral zu steuern und zu überwachen.

Setzen Sie auch auf Künstliche Intelligenz?

Günther: Wir nutzen intelligente Chatfunktionen für den Kundenservice auf unseren Internetseiten. Und über ein neues Kundenportal werden künftig selbstlernende Algorithmen das Verhalten der Kunden analysieren und Vorschläge zur optimierten Produktnutzung machen. In Kooperation mit einer Hochschule haben wir zudem ein Pilotprojekt zur Sprachsteuerung von Frankiermaschinen erfolgreich umgesetzt.

Um im Rennen um die Zukunft zu bleiben, sind Innovationen überlebensnotwendig. Wie fördern Sie Innovationsgeist?

Günther: Innovationen lassen sich nicht „per System“ kreieren. Aber es lässt sich ein System schaffen, dass die Entwicklung von Ideen unterstützt. So kombinieren wir beispielsweise strukturierte Prozesse mit agilen Arbeitsmethoden wie Scrum oder Design Thinking, um Produkte und Geschäftsmodelle schon während ihrer Entwicklung dynamisch an die Marktbedürfnisse anzupassen. Dabei holen wir auch potenzielle Kunden ins Boot, die uns helfen, erforderliche Änderungen zu identifizieren. Außerdem arbeiten wir zurzeit daran, durch enge Kooperationen mit Hochschulen und Start-ups ein Innovationsnetzwerk aufzubauen. Unsere FP InovoLabs GmbH in Berlin ist eine Schmiede für Produktinnovationen mit besonderer Expertise auf dem Feld der Sicherheitstechnologie. Hier entwickeln wir von Hardware und Mechatronik bis hin zur Software komplette elektronische und mechatronische Geräte sowie Erstausrüster-Komponenten bis zur Serienreife.

Nach oben

Das interessiert andere Leser

DUB-Unternehmensbörse

Bei der Deutschen Unternehmerbörse können Sie Verkaufsangebote und Kaufgesuche inserieren.
Jetzt nach Verkaufsangeboten für Unternehmen suchen!
Suchen
Jetzt Newsletter bestellen
DUB-Themennewsletter
monatlich & gratis

Was Unternehmer wissen müssen

DUB-Börsennewsletter
wöchentlich & gratis

Die neusten Angebote und Gesuche auf einen Blick

Das interessiert andere Leser